Как правильно распределять деньги в бизнесе?

Как правильно распределять деньги в бизнесе?

Личные деньги и деньги бизнеса

Иван Каунов

Управленческий учет на предприятии

Многие начинающие предприниматели не имеют понятия о том, как и когда можно выводить деньги без вреда для бизнеса. Поэтому еще со старта попадают в неприятную ситуацию. В данной статье мы поговорим о том, как правильно выводить средства из бизнеса и что может произойти, если это делать неправильно.

Первое, что стоит запомнить: деньги, попадая в кассу, еще не являются прибылью.

Второе, что стоит запомнить: не всю прибыль можно вынимать как дивиденды. Как правильно подсчитать прибыль и почему нельзя бездумно тратить выручку? Если у Вас предприятие с крупным оборотом (от 100 тысяч) и вы работаете с несколькими поставщиками, этот материал будет Вам более чем полезен. Особенно, если фирма работает по принципу отложенных платежей.

Разделяем деньги бизнеса и свои

Сразу заметим, что тема нашего разговора будет сложной. О том, чем отличаются деньги бизнеса от средств, которые можно положить в карман, лучше говорить посредством примеров.

Функции управленческого учета формулируются следующим образом:

  • Пример 1. Собственник заключил выгодную сделку с предоплатой. Предоплата составила 50%, и ее вполне хватило на долгожданную покупку дачи. Вот только через полгода стала ощутимой нехватка денег в обороте: зарплаты платить стало нечем и пришлось брать кредит под серьезный процент. Да, такое и правда встречается.
  • Пример доказывает, что предприниматель невовремя «вытащил» значительную сумму из оборота, что со временем губительно сказалось на его фирме. Чтобы такого не произошло с нашими уважаемыми читателями, предлагаем воспользоваться нижеизложенными советами.
  • Вынимайте деньги из оборота только после закрытия проекта. Сумма, которую можно положить себе в карман, становится видимой после подписания всех актов. Из предоплаты ни в коем случае не нужно ничего брать. Деньги в сейфе еще не означают, что предприятие прибыльное.

Что такое прибыль и как ее подсчитать?

О подсчете прибыли также поговорим, опираясь на пример.

  • Пример 2. Владелец бизнеса получил предоплату 30%. Она еще не является прибылью, поскольку большая часть выручки еще находится на руках клиента. Чистая прибыль станет видна только после того, как клиент полностью оплатит свою покупку. До того не стоит даже пробовать изымать деньги. Информация о том, какова будет ожидаемая прибыль, еще не дает возможности выводить деньги – они станут Вашими только после подписания актов.

О норме остатка на счетах

Крупный бизнес – это огромные суммы, направленные на зарплаты персоналу, оплату рекламы, закупки товаров и прочее. Чтобы не случилось кассового разрыва, нужно, чтобы на счетах всегда была зарезервирована определенная сумма.

Пример 3. Пришло время оплатить серьезную закупку, а на счету денег нет – они были «благополучно» изъяты в неподходящий момент. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Так как вы умеете анализировать и делать выводы, одного такого случая вполне хватит для того, чтобы понять: допускать кассовый разрыв нельзя. Стоит просто посчитать, сколько денег должно быть на счету для необходимых платежей и закупок. Эта сумма называется нормой остатка.

  • В приложении FINMAP специально для такого анализа существует возможность создания плановых платежей.
  • Когда после подписания актов сумма на счету превышает норму остатка, можно изымать деньги – только о норме остатка забывать нельзя. Пусть эта сумма всегда, при любых обстоятельствах остается нетронутой. И напомним, что есть еще ежеквартальные платежи – на них тоже нужно оставлять средства.
  • Если после закрытия сделки денег на оплату труда, рекламу и закупки не хватает, собственнику стоит задуматься, ведь это обозначает, что бизнес работает в убыток. Если денег больше – оставляйте норму остатка на счету, а остальное смело выводите.
  • Приложение FINMAP подскажет вам все эти цифры в таких отчетах как P&L и CashFlow.

Немного о стратегии ведения бизнеса

Существует три типа стратегии правильного ведения бизнеса.

  • Бизнес для себя. В этом случае предприниматель не заинтересован в развитии бизнеса и выводит все, что возможно, предпочитая жить в свое удовольствие.
  • Развивающийся бизнес. Владелец вкладывает всю прибыль в развитие компании.
  • Сбалансированный бизнес. В этом случае предприниматель изымает часть средств как дивиденды, а часть прибыли оставляет на развитие компании.

Какую бы вы стратегию не выбрали, всегда нужно помнить о разумном выводе средств и своих амбициях. Если вы хотите достигать новых высот, нужно вкладываться. А если хотите жить в свое удовольствие – живите, только помните о норме остатка.

Выходя из выше изложенного, делаем выводы:

  • Умение разделять свои деньги и деньги бизнеса очень важно.
  • Обязательно нужно планировать затраты на содержание персонала, рекламу, закупки прочее.
  • Прибыль – это деньги, которые появляются на счету после подписания актов и расчетов по всем обязательствам.
  • Выводить средства можно только тогда, когда сумма на счет превышает норму остатка.

ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШ БЛОГ!

FINMAP

Все материалы, размещенные на данном сайте, являются авторскими. Если вы хотите любым образом использовать их на своих ресурсах, вам необходимо получить письменное предварительное разрешение автора.

Как правильно управлять финансами

Бизнес закрывается тогда, когда у него заканчиваются деньги. Поэтому важно уметь сохранять стабильный денежный поток.

Но с каждым днем делать это становится все сложнее. Объем продаж и маржинальность падают. Поставщики сокращают отсрочки, банки — кредитование, поднимают ставки и требуют залоги и кредитную историю.

Как сделать так, чтобы у растущего бизнеса не было проблем с финансированием?

Вот некоторые пункты, которые точно могут помочь:

Разделять личные финансы и финансы бизнеса

Часто бывает, что предприниматель берет из бизнеса деньги, когда ему нужно.

Это приводит к проблемам с ликвидностью — нехватке денежных средств в бизнесе и, конечно, значительно усложняет ведение контроля за расходами.

Читать еще:  Мясное животноводство как бизнес

Забирать деньги из бизнеса можно при двух условиях: в бизнесе есть прибыль, что подтверждено результатами учета, и второе — есть деньги для выплаты дивидендов.

Заниматься финансовым планированием

Собственник так вовлечен в ежедневные операции, решение проблем и отработку заказов, что у него не хватает времени взглянуть на бизнес сверху.

Зная заранее, сколько денег будет нужно, когда и для чего, предприниматель сможет установить отношения с банком или частным кредитором.

Банку точно понадобится некоторое время для проверки: подтверждения залогов и анализа финансовой отчетности.

Хорошее планирование повышает устойчивость к кризисам на рынке, способствует регулярной поставке материалов и повышает вероятность, что компания сможет реализовать лучшие возможности из тех, которые возникают на рынке.

Понимать полную картину финансового результата, иметь единую базу учета

Часто бывает, что у компании есть 2-3 учетные базы, которые мало связаны друг с другом.

Отсутствие единой базы учета всех операций приводит к тому, что никто не понимает точно, что происходит в бизнесе: бухгалтерская отчетность не сходится с управленческой, а та, в свою очередь, с налоговой. И никто не знает, почему именно.

Конечно, предприятия могут иметь разницу в бухгалтерском и налоговом учете, но это можно делать путем корректирования основной отчетности.

Следить за маржинальностью и оборачиваемостью продаж на уровне каждого товара или группы товаров

Вовремя обновлять ассортимент, чтобы иметь баланс между высокой оборачиваемостью по товарам, которые привлекают клиентов, и высокомаржинальным продуктам, которые дают возможность зарабатывать высокую премию.

Избегать высокой концентрации продаж

Если один из клиентов или менеджеров приносит более 50% выручки, его потеря может здорово пошатнуть бизнес.

Большие клиенты обычно начинают задерживать платежи, потому что понимают их важность для этого бизнеса. Менеджеры же могут вести себя неадекватно и диктовать условия, если имеют такую силу.

Усилить кредитный контроль

Если компания продает с отсрочкой платежа или делает предоплаты по поставкам (что не так часто встречается сегодня), ей необходимо убедиться в платежеспособности и надежности клиента или поставщика, проверив его юридические данные, собственников, историю в интернете и специальных базах.

В аудите это называется background check.

Читать контракты и оформлять договоренности в письменном виде

Хотя бы в электронной почте. Это нужно по двум причинам. Первая и главная – закрепить основные условия, чтобы избежать разногласий в процессе исполнения договора.

Вторая – проверять ключевые условия сделки и вовремя заметить ее влияние на денежный поток. Особенно важно при работе с длинными, но прибыльными контрактами.

Заранее начинать переговоры с банками

Найти своего финансового партнера, пройти первое знакомство, подготовить необходимые документы, которые подтверждают финансовое состояние и, возможно, залоги.

Компании, которым больше года, как правило, могут воспользоваться овердрафтом.

Овердрафт выполняет роль финансовой подушки и позволяет бизнесу использовать кредитный ресурс только в те дни, когда он нужен.

Хеджировать валютные риски

В условиях, когда национальная валюта регулярно проходит существенную девальвацию, необходимо следить, чтобы у компании была валютная выручка или валютные резервы под валютные обязательства.

Или воспользоваться кредитами в гривне.

Следить за своевременностью оплат поставщикам и сотрудникам

Часто задержка возникает по невнимательности, иногда из принципа. И приводит к тому, что компания получает менее качественные товары по завышенной цене.

В итоге падает главное — мотивация сотрудников.

Перефразируя известную поговорку, скажу, что плох тот малый бизнес, который не мечтает стать крупным. Ведь если нет роста, то, скорее всего, есть постепенное замедление. Как обеспечить долгосрочный рост — это отдельный вопрос.

Как начать учет денег в бизнесе, если я не шарю

В 2015 году, когда у меня была транспортная компания, я бездарно вел финансы. Деньги считались так: приходила смс о поступлении на расчетник — вносил доход в эксельку, тратил на подрядчика или аренду офиса — туда же. Мне казалось, что этого достаточно.

В конце месяца я получал отчет, от которого было «никак». Что делать дальше с цифрами я не знал. Было ощущение, что не я управляю бизнесом, а он мной. Пора было что-то менять.

Если вы также как и я почувствовали, что пора разобраться с финансами — эта статья для вас. Я расскажу с чего начать и дам пошаговую инструкцию.

Начать с простого

Финансы — это скучно. Отчеты, финмодель, бюджетирование, анализ, планирование — все это вам предстоит познать. К сожалению, поверхностно пробежаться по финансам не выйдет. Чтобы научиться принимать взвешенные решения, нужно вникать.

Начните с простого. Вначале познакомьтесь с базовыми отчетами: ДДС, PNL и баланс. Самый простой из них ДДС — отчет о движении денежных средств. В этой статье мы разберем его подробно. Завтра вы сможете вбивать в него свои данные.

Познакомиться с ДДС

Движения денежных средств — это когда мы знаем сколько прибыло и убыло на расчетник или в кассу. Вы фиксируете каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.

Отчет показывает на что вы тратите и сколько у вас денег в начале каждого месяца. Вы увидите хватит ли вам денег на оплату аренды, выплату зарплаты. Когда перед вами все движения денег, вы сможете планировать расходы на следующие месяца.

Когда вы пойдете в банк за кредитом, в первую очередь вас попросят показать ДДС. По нему видно: сможет ли бизнес оплачивать ежемесячные платежи по кредиту.

5 правил ведения ДДС

Большинство предпринимателей записывают приход и расход в эксель-табличку. Это упрощенный вариант ведения отчета ДДС. Но есть правила, которые делают из таблички с циферками полноценный полезный отчет. Вот эти правила.

1. Сгруппировать статьи доходов и расходов

В малом бизнесе количество доходных и расходных статей доходит до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались в кашу, разобьем статьи по категориям.

Читать еще:  Мини сыроварни для малого бизнеса

Ищем в табличке статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируем: воду в офис, канцелярию, замену ковриков, аренду офиса в одну статью «Офис». При этом глобальную категорию назовем статьей, а входящие в нее операции — субстатьями. Точно также объедините операции по другим направлениям.

Если у вас несколько направлений в бизнесе, разделите денежные потоки. Например, вы продаете товары оптом и в розницу — это разные направления.

Когда вы сгруппируете расходы и доходы, у вас будет продуманный список статей, в каждом из которых несколько субстатей. Чем меньше статей, тем лучше. Оптимальное количество 20-25. Так будет проще находить нужные операции по месяцу.

2. Разделить потоки на три вида деятельности

Если в кассе есть деньги, собственник хочет их вложить. Но если вы сегодня покупаете станок, а через 5 дней вам выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берете деньги из одного направления, чтобы профинансировать другое.

Разделяйте денежные потоки на 3 вида деятельности:

  • Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закуп товара, сырья, оплата подрядчиков.
  • Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: покупка оборудования, разработка нового сайта. Это расходы, которые будут нести пользу много лет.
  • Финансовая. Это кредиты и займы для финансирования компании: занимаем деньги, берем кредиты, выплачиваем дивиденды.

Если в каком-то направлении не хватает денег на расходы, можно взять из другого направления. Но при условии, что это управляется и планируется.

3. Собрать все кошельки в одном месте

Если у вас 3 расчетника, 2 карты, Яндекс-кошелек и наличка — легко запутаться.
Когда все кошельки в одном месте, вы можете контролировать денежные потоки.

4. Не смешивайте личные деньги с рабочими

Собственник сходил в кафе и потратил 1000 рублей с рабочей карты и забыл отметить в табличке. Из-за этого у бухгалтера пропали деньги в отчете. За это вы, конечно, отругали бухгалтера. И вы и он — в стрессе.

Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.

5. Деньги в табличке и по-факту — должны сходиться

Собственник заглядывает в табличку ДДС, в кассе — 100 000 рублей. Открывает кассу, а там — 20 000. Не понятно куда пропали 80 тысяч, когда это произошло и где они теперь. В лучшем случае вы поймете, что это ваша ошибка и найдете деньги, в худшем деньги исчезнут — их могли украсть.

Чтобы контролировать потерянные операции или кражи, чаще заглядывайте в табличку. Смотрите отчет каждый день перед тем, как пойти домой. Зная, что вы следите за деньгами, привычка подворовывать со временем пропадет.

Если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам — это не повод не проверять учетные средства с фактическими. Если не хотите обмануть сами себя, заходите в табличку почаще. Но без фанатизма.

Правильный отчет помогает принимать управленческие решения.

Запомните

1. Вносить приходы и расходы не реже одного раза в неделю.
2. Разбивайте движение денег по направлениям: офис, склад, зарплаты.
3. Соберите кошельки в одном месте.
4. Не мешайте личные деньги с рабочими.
5. Контролируйте, чтобы деньги в кассе сходились с отчетом.

Что дальше

Начать вести ДДС — шаг номер ноль. Вести отчет о движении денежных средств, значит знать сколько зарабатывает бизнес. Позже это поможет прогнозировать развитие, составить отчеты ОПиУ и баланс. О них расскажем в другой раз.

В следующих выпусках расскажем, как правильно планировать доходы и расходы, какие инструменты использовать, и на что обращать внимание.

Базовый курс по финансам (бесплатная рассылка)

Хотите узнать больше, чем отчет о движении денег? Подпишитесь на бесплатную рассылку по финансам. Это базовый курс по финансам для предпринимателей. Одно полезное письмо в неделю В каждом письме: теория на пальцах, шаблоны отчетов и нескучные картинки.

C заботой о ваших деньгах,
Александр Афанасьев

P. S. Андрей заставил переписывать статью 4 или 5 раз. Я уже чуть не сошел с ума, даже пожаловался жене. В итоге получилось хорошо. Мне нравится. Хорошо, если и вам понравится.

P. P. S. Есть вопрос жизни и смерти связанный с финансами? Чего же ты ждешь! Бей тревогу и приходи за советом . Однажды мы вылечили глубокий кассовый разрыв в транспортной компании. Мы уже всякого навидались.

План B: как разделить личные финансы и деньги бизнеса

Очень часто владельцы бизнеса не разделяют личные финансы и финансы своего бизнеса и в результате вытаскивают из бизнеса деньги на личное, а иногда и наоборот — жертвуют личным ради целей бизнеса. В идеале же нужно иметь два плана: личный финансовый план для себя, а бизнес-план для бизнеса. Так у вас будет два монитора для отслеживания успешности финансов с разных точек зрения.

Какой план составить первым? Я бы советовала личный финансовый план, так как именно он будет определять параметры для бизнес-плана (какую прибыль, как скоро и как часто нужно будет выводить из бизнеса под обозначенные цели финплана, какой риск допустим по бизнесу, в какие еще активы помимо бизнеса стоит инвестировать капитал и т.д.). Как составить личный финансовый план и с его помощью определить параметры для бизнес-плана?

Личный финансовый план – это своеобразный бизнес-план семьи или одного человека, инструмент, увязывающий существующие потребности (финансовые цели) человека и/или его семьи с имеющимися у него финансовыми возможностями, в том числе с помощью подбора наиболее подходящих ему финансовых продуктов российского и зарубежного рынков, включая бизнес.

Читать еще:  Новые технологии для малого бизнеса

Стандартов составления личного финансового плана как таковых не существует, но в идеале полноценный комплексный личный финансовый план должен включать в себя следующие основные этапы:

  • Анализ финансовых целей: Нужно определить, чего хотелось бы достичь в течение всей жизни, причем максимально конкретно: сроки, стоимость, валюта, приоритет. Например, построить дом, купить недвижимость у моря, оплатить образование детей, обеспечить себе пассивный доход к пенсии или раньше. Цели могут быть любые, но крайне важно их оцифровать по сроку, стоимости, валюте и приоритету. Здесь может быть и цель — создать собственный бизнес. Тогда нужно рассчитать сумму капитальных вложений, сроки инвестиций по годам, чтобы знать, к какому периоду какая сумма потребуется, и найти источник ее финансирования в рамках финплана.
  • Анализ всех источников доходов и расходов. На этом этапе определяется разница между доходами и расходам, которую вы сможете направлять на финансовые цели, описанные выше. И задача этого этапа — проанализировать доходы из всех имеющихся источников (в том числе от бизнеса), расходы на все, в том числе на бизнес, чтобы определить дельту, направляемую на личные цели. По итогам этого этапа вы сможете понять, какой должна быть эта дельта, чтобы достичь ваших целей, и возьмете ее в качестве параметра уже для бизнес-плана (причем для нее необходимо считать все расходы на бизнес, даже если они фактически осуществляются от имени физлица, а не ООО).
  • Анализ активов и пассивов: На этом этапе анализируется все имущество, накопления, инвестиционный портфель человека, а также все его кредиты и иные задолженности. Так, активы оцениваются с точки зрения ликвидности, соотношения доходности/риска и доходности по сравнению с инфляцией, диверсификации по валюте и по стране. И бизнес-один из активов. Если для покупки и иного финансирования того или иного актива брался кредит, расходы на кредит будут учитываться при расчете доходности этого актива. Все кредиты на бизнес и связанные с бизнесом, даже если это потребкредиты, взятые на физлица, должны учитываться при оценке доходности бизнеса. Если доходность бизнеса ниже инфляции и ниже иных инвестиционных инструментов с меньшим или сопоставимым риском, но требующих меньшего вовлечения, стоит ответить на вопрос, нужен ли вам такой бизнес. Если да – тогда нужно детально разобраться в нем, чтобы повысить рентабельность. Если бизнес составляет 100% всех активов или близко к этому – есть риски, что при ухудшении ситуации в бизнесе весь личный финансовый план пойдет под откос. При анализе пассивов смотрим на стоимость привлеченных средств, на процент выплат по займам и кредитам от ежемесячного дохода, на валюту кредитов и займов, плавающую или фиксированную процентную ставку. Оцениваем риски перекредитованности (на кредиты уходит более 30-40% ежемесячного дохода), чрезмерно высокой стоимости заимствования, риска возрастания выплат по кредитам (из-за роста ставки, валюты и т.д.). Таким образом, при отдельном анализе пассивов мы оцениваем все кредиты и займы семьи, неважно, оформлены они на членов семьи или бизнес, для оценки общей кредитной нагрузки на человека и его семью по отношению к совокупным доходам (от бизнеса и не только) и стоимости всех активов.
  • Стресс-тесты и анализ рисков: На этом этапе анализируется устойчивость финансового положения человека к различным рискам (порча или утрата имущества, потеря трудоспособности, потеря дохода или его резкое сокращение, риск развода, взыскания, риск долгожительства и др.). Как будет вести себя человек, если реализуются один или сразу все риски? Не побежит ли сразу распродавать все или часть активов, чтобы закрыть бреши на непредвиденные расходы? Есть ли риск потерять часть или все имеющиеся активы? Нельзя допустить, чтобы любое событие привело к непредвиденному и крупному изъятию из бизнеса: нужно обязательно оформить защиту от таких рисков. Также необходимо защитить бизнес на случай развода и взыскания.
  • Составление комплекса инструментов для реализации финансовых целей: На этом этапе составляется прогноз денежного потока до конца жизни человека с учетом финансовых целей, анализируется возможность их достижения, разрабатывается оптимальное финансовое решение для достижения каждой цели. И если по итогам финплана цели недостижимы – одним из решений может стать изменение параметров бизнеса: повышение его рентабельности, в том числе за счет поиска способов снижения расходов (оптимизация кредитов, поиск более энергоемкого и производительного оборудования, пересмотр поставщиков и т.д.), снижение суммы первоначальных вложений или их рассрочка.

Ну а второй этап – это уже составление детального бизнес-плана непосредственно под бизнес, где других активов уже не будет. В этом плане будут не ваши финансовые цели в качестве достижения, а иные целевые параметры, которые будут следовать как раз из личного финплана: планы по определенному денежному потоку в месяц, по кредитной нагрузке, по общей рентабельности и риску, по защите на случай развода и взыскания. Вам необходимо будет составить бизнес-план с тем же шагом, что и личный финплан (например, первые года три помесячно, а потом по годам), чтобы планы были сопоставимы и их было легко мониторить.

После составления личного финансового и бизнес-плана, человек приступает к его реализации. Однако ничто не вечно под луной – ситуация семьи меняется, меняется и ситуация в мире, а вместе с ней требует корректировки и личный финансовый, и бизнес-план. Соответственно, каждый должен пересматриваться на регулярной основе, но никак не реже одного раза в год, но желательно чаще, хотя бы поквартально. Общее правило таково: чем чаще происходят изменения, тем чаще пересматривается план, поэтому в периоды кризисов корректировка может проводиться и раз в месяц-два.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector