Организация вечеринок как бизнес

Организация вечеринок как бизнес

Как заработать на организации вечеринок

Эта идея не нова. Многие этим занимаются. Учась в университете своего города, я искал способы, как можно заработать. Все мои попытки найти более или менее серьезный способ заработать раскалывался, когда я начинал подсчитывать доходы-расходы.

Суть идеи в том, что можно организовывать праздники в своем учебном заведении. Тот, кто учился, наверное, знает, что существуют праздники для студентов — Медиана, День первокурсника, Новый год и т.д.

Собрав необходимую информацию о предстоящем деле, мы со моим приятелем начали готовиться. Нам предстояло определиться с клубом, где будет проходить вечеринка, с программой, которую мы будем там представлять, и самое главное — как привлечь студентов.

Для того, чтобы получить больше денег, необходимо было проводить официальную вечеринку моего ВУЗа. Для этого нужно иметь своего человека в Совете Старост. Тогда можно было бы срубить денег с Университета (поясню, если организовывать вечеринку через Совет Старост, то она считается официальной, и наш факультет через проректора по учебной работе может выделить нам финансовую поддержку).

Мы решили не мелочиться и организовать праздник для всего ВУЗа (более 10 факультетов). С каждого факультета можно было бы срубить по 5000 руб.

Для начала мы продвинули своего старосту группы в Совет Старост. Как мы делали предвыборную программу и продвигали его — это отдельный разговор, приходилось даже башлять кому надо. В итоге мы добились своего и наш человек оказался в Совете. Заранее скажу, что с универа мы не получили ни копейки. Подвели нас кое-какие люди, да и университет, похоже, на нас деньги отмыл.

Далее мы договорились с клубом о празднике. Мы сделали большую ошибку и договорились официально — 70000 руб.(за ночь), хотя можно было и неофициально, и аренда клуба обошлась бы гораздо дешевле, порядка 30-40 тыс. руб. Первый взнос надо было сделать немедленно, а это половина суммы. Мы залезли в долги, причем для нас, для студентов, это не маленькие деньги.

Вторым, и наиболее важным шагом стал поиск спонсоров. На него мы потратили уйму времени и денег. Можно сказать, безуспешно. В итоге у нас было всего два спонсора. Первый предоставлял нам бесплатно плакаты и билеты на вечеринку, а второй — спонсорскую помощь в виде своей продукции, которая пошла на призы в конкурсах. Чистых денег так никто и не дал.

Третьим шагом было привлечение студентов на вечеринку. Привлекли мы, естественно, своей программой. В нее мы включили стриптиз, мужской и женский, ведущего — известного в нашем городе Ди-Джея, обещанными конкурсами. Этого было вполне достаточно.

За три недели до вечеринки мы начали продавать билеты по 150 руб., также продавали отдельно столики и диваны в клубе. Замечу, что клуб вмещал около 700 человек. Каждый вечер мы обходили весь универ и расклеивали плакаты с рекламой нашей вечеринки. За день их все безбожно срывали (конкуренты!). Не буду рассказывать, сколько нервов и сил ушло у нас на подготовку этой вечеринки. Одно то, что билеты стали нормально покупать только за неделю до вечеринки, вывело нас из себя (долги-то висели).

То, что было в клубе, вообще ни в какие рамки не лезет. Мы, как организаторы, отвечали за всё. Все драки были на нас, за ночь (а вечеринка длилась с 22:00 до 6:00), приходилось два раза вызывать скорую помощь, и еще много много чего. При том, что клуб вмещает 700 человек, у нас на вечеринке было не меньше 1000, а то и более. Точно не удалось посчитать, как и прибыль.

Многое, конечно, не расскажешь, да и забыл уж сколько, но единственное, что этим делом могут заниматься лишь люди, умеющие владеть собой в сложных ситуациях. Теперь о доходах и расходах.

Расходы (цены указаны на 2006):
Аренда клуба — 70000 руб.
Стриптиз женский — 3000 руб.
Стриптиз мужской — 1500 руб. + выпивка
Ди-Джей — 6000 руб.
Охрана — 5000 руб.
Проезд, оплата сотового телефона и др. расходы — около 5000 руб.
Итого расходы: 90500 руб.

Доходы:
Официально было продано 600 билетов по 150 руб., остальные
продавались у входа с разбросом цен от 50 до 500 руб.
Распространители билетов исходили из своих соображений. В итоге с билетов доход получился около 135000 руб. Точно было невозможно посчитать, даже после вечеринки.
С продажи столов и диванов — 3500 руб.
Итого доход составил 138500 руб.
Прибыль — 48000 руб.

Читайте также:

Мнение, вопросы, сообщения об ошибках в это материале оставляйте, пожалуйста, в комментариях.

Идеи бизнеса с нуля

  • ГлавнаяБизнес идеиОтдых и развлечения
  • Поиск по сайту

Проведение закрытых вечеринок

akajoke » более года назад

Вы когда-то были на закрытой вечеринке? Если нет, то много потеряли. Рекомендую пойти. Там не собирается всякая пьянь и малолетки (прошу прощения у последних). Обычны там вход только фейсконтролю и флаерам. Если у Вас нет флаера, то Вас туда не пустят. И если одеты не по тематике, но флаер есть, то тоже не пустят. Будь у Вас хоть миллион долларов, без вышеуказанного Вас не пустят.

Это незабываемое впечатление, когда заходишь, а там ни криков, ни драк.

Но суть моей идеи не в походам по таким вечеринкам, а в их организации.

Они набирают все большую популярность. Это очень актуальная тема, потому что современная молодежь всячески старается подражать звездам шоу бизнеса, поскольку именно они были так сказать первооткрывателями.

Но встает вопрос: если Вы организуете закрытую вечеринку, то кто на нее придет?

На этот вопрос я отвечу в разделе реклама и прочее, а сейчас расскажу, как же организовать закрытую вечеринку.

1. Помещение и его оформление. Обычно помещение для таких вечеринок берется в аренду только на пару дней, исключительно для подготовления его и непосредственно проведения. По поводу оформления. Оно должно быть тематическим. Если проводите закрытую вечеринку маскарад, то на стенах все должно быть в масках, обслуживающий персонал и посетители тоже. Короче все должно указывать на то, что проводиться вечерника-маскарад. Если проводите вечеринку в строгом стиле, то соответственно все обязано быть только в строгих тонах, персонал и посетители в костюмах, вечерних платьях. Оформление, то есть маски, костюмы и так далее можно брать в аренду, дешевле выйдет. Стоимость аренды вместе с костюмами и прочим будет примерно 4-5 тысяч американских рублей. Кстати, еще можно проводить вечеринки, только, для мужчин или, только, для женщин. Естественно стриптизеры там должны присутствовать.

2. Аппаратура + ди-джеи и другой развлекательный персонал. Без музыки это будет называться похорон (простите за грубость). Конечно, больше людей будет, если закажите профессионального и известного ди-джея, пиджеев и прочих людей которые будут развлекать народ. Но если бюджет ограничен, то, как вариант может прокатить ди-джей Василиус из соседнего подъезда. Главное чтобы он умел музыку включить в начале, выбирать песни, которые заказывают и чтобы он нормально разговаривал для поздравления разных именинников и т. п. Стоимость известного ди-джея, за час работы начинается от 25 тысяч рублей. Они обычно имеют свое оборудование, так что на этот счет заморачиваться не стоит. Правда, тогда он будет стоить дороже на пару тысяч. А ди-джея Василиуса и пять тысяч устроит, я думаю. Решать Вам. По поводу стриптизеров (ш). В среднем красивый молодой человек с сексуальным телом и отличной пластикой без интима берет за час работы от 2-х тысяч рублей. То же самое и девушки. А если с интимом, то это обсуждается отдельно. Заказ одного пиджея за один вечер обойдется в 5000 тысяч рублей

3. Обслуживающий персонал. Сюда входят бармен (ы), официанты и повара. Бармены и официанты должны быть одеты соответственно, а вот повара только в форме (фартух, колпак и так далее).

4. Реклама и прочее. В самом начале я обещал рассказать, как привлекать людей на такие вечеринки. Так вот. Если сказать человеку что где-то будет вечеринка, то он пропустит это мимо ушей и в лучшем случае скажет что «да, классно» и забудет. А вот если скажите ему что будет закрытая вечеринка то его сразу возьмет интерес, почему закрытая, что там будет, кто будет, сколько вход и так далее. Конечно же, должна быть и реклама наружная, с условиями вечеринки, стоимостью входа. В социальных сетях тоже обязательно пустите рекламу.

Читать еще:  Какие бывают ниши в бизнесе?

5. Вложения и прибыль. Давайте посчитаем вложения. Аренда помещения и оформления 180 тысяч рублей. Заказ развлекательного персонала 30 тысяч рублей (это самый минимум). Зарплата обслуживающему персоналу тоже до 20 тысяч рублей. На рекламу пустите до 10 тысяч +-3 тысячи. И коммуналка 3-4 тысячи. 180+30+20+10+4=244 тысяч рублей вложений.

Теперь прибыль. Вход 500 рублей за человека, + еда и алкоголь вместе 4 тысячи. Берем расчет, что придет 120 человек. 4*120=480 тысяч рублей.

480-244=236 тысяч рублей чистой прибыли. Я брал расчет нормальной вечеринки, тематической, со стриптизерами, ди-джеями и пиджеями. Жду Ваших комментариев. Всем удачи и терпения.

Проведение закрытых вечеринок

Administrator » более года назад

Гость » более года назад

akajoke » более года назад

Randar » более года назад

akajoke » более года назад

leojkee » более года назад

nikush » более года назад

leojkee » более года назад

Randar » более года назад

Гость » более года назад

akajoke » более года назад

akajoke » более года назад

Предлагаю нормальную статью
Вы когда-то были на закрытой вечеринке? Если нет, то много потеряли. Рекомендую пойти. Там не собирается всякая пьянь и малолетки (прошу прощения у последних). Обычны там вход только фейсконтролю и флаерам. Если у Вас нет флаера, то Вас туда не пустят. И если одеты не по тематике, но флаер есть, то тоже не пустят. Будь у Вас хоть миллион долларов, без вышеуказанного Вас не пустят.

Это незабываемое впечатление, когда заходишь, а там ни криков, ни драк.

Но суть моей идеи не в походам по таким вечеринкам, а в их организации.

Они набирают все большую популярность. Это очень актуальная тема, потому что современная молодежь всячески старается подражать звездам шоу бизнеса, поскольку именно они были так сказать первооткрывателями.

Но встает вопрос: если Вы организуете закрытую вечеринку, то кто на нее придет?

На этот вопрос я отвечу в разделе реклама и прочее, а сейчас расскажу, как же организовать закрытую вечеринку.

1. Помещение и его оформление. Обычно помещение для таких вечеринок берется в аренду только на пару дней, исключительно для подготовления его и непосредственно проведения. По поводу оформления. Оно должно быть тематическим. Если проводите закрытую вечеринку маскарад, то на стенах все должно быть в масках, обслуживающий персонал и посетители тоже. Короче все должно указывать на то, что проводиться вечерника-маскарад. Если проводите вечеринку в строгом стиле, то соответственно все обязано быть только в строгих тонах, персонал и посетители в костюмах, вечерних платьях. Оформление, то есть маски, костюмы и так далее можно брать в аренду, дешевле выйдет. Стоимость аренды вместе с костюмами и прочим будет примерно 4-5 тысяч американских рублей. Кстати, еще можно проводить вечеринки, только, для мужчин или, только, для женщин. Естественно стриптизеры там должны присутствовать.

2. Аппаратура + ди-джеи и другой развлекательный персонал. Без музыки это будет называться похорон (простите за грубость). Конечно, больше людей будет, если закажите профессионального и известного ди-джея, пиджеев и прочих людей которые будут развлекать народ. Но если бюджет ограничен, то, как вариант может прокатить ди-джей Василиус из соседнего подъезда. Главное чтобы он умел музыку включить в начале, выбирать песни, которые заказывают и чтобы он нормально разговаривал для поздравления разных именинников и т. п. Стоимость известного ди-джея, за час работы начинается от 25 тысяч рублей. Они обычно имеют свое оборудование, так что на этот счет заморачиваться не стоит. Правда, тогда он будет стоить дороже на пару тысяч. А ди-джея Василиуса и пять тысяч устроит, я думаю. Решать Вам. По поводу стриптизеров (ш). В среднем красивый молодой человек с сексуальным телом и отличной пластикой без интима берет за час работы от 2-х тысяч рублей. То же самое и девушки. А если с интимом, то это обсуждается отдельно. Заказ одного пиджея за один вечер обойдется в 5000 тысяч рублей

3. Обслуживающий персонал. Сюда входят бармен (ы), официанты и повара. Бармены и официанты должны быть одеты соответственно, а вот повара только в форме (фартух, колпак и так далее).

4. Реклама и прочее. В самом начале я обещал рассказать, как привлекать людей на такие вечеринки. Так вот. Если сказать человеку что где-то будет вечеринка, то он пропустит это мимо ушей и в лучшем случае скажет что «да, классно» и забудет. А вот если скажите ему что будет закрытая вечеринка то его сразу возьмет интерес, почему закрытая, что там будет, кто будет, сколько вход и так далее. Конечно же, должна быть и реклама наружная, с условиями вечеринки, стоимостью входа. В социальных сетях тоже обязательно пустите рекламу.

5. Вложения и прибыль. Давайте посчитаем вложения. Аренда помещения и оформления 180 тысяч рублей. Заказ развлекательного персонала 30 тысяч рублей (это самый минимум). Зарплата обслуживающему персоналу тоже до 20 тысяч рублей. На рекламу пустите до 10 тысяч +-3 тысячи. И коммуналка 3-4 тысячи. 180+30+20+10+4=244 тысяч рублей вложений.

Теперь прибыль. Вход 500 рублей за человека, + еда и алкоголь вместе 4 тысячи. Берем расчет, что придет 120 человек. 4*120=480 тысяч рублей.

480-244=236 тысяч рублей чистой прибыли. Я брал расчет нормальной вечеринки, тематической, со стриптизерами, ди-джеями и пиджеями. Жду Ваших комментариев. Всем удачи и терпения.

Как организовать вечеринку

Всем привет! Уже несколько лет устраиваю вечеринки по случаю моего ДР на 50-60 человек и почти все гости остаются в полном восторге. Пришло время рассказать, как организовать отличную вечеринку и сколько это стоит. Прежде чем перейти к детальному описанию каждого элемента, я хотел бы рассказать о 3 принципах, которых я придерживаюсь.

Принцип 1. Начинайте планировать мероприятие заранее.

Если это тусовка на 50 человек, оптимальный срок начала планирования – за 30 дней до дня Х. Это обеспечит широкий выбор доступных площадок, подрядчиков (барменов/диджеев), высокую доступность гостей и, что самое важное, сохранит вашу энергию, т.к. не придётся в последний момент всех обзванивать и ездить в магазин по ночам. В один год я начал планировать вечеринку за 4 дня. В итоге мне пришлось взять отпуск на 3 дня, чтобы успеть и в итоге я всё равно забыл проработать очень важный элемент – еду.

Принцип 2. Добивайтесь максимального вовлечения гостей.

Не стоит «приглашать» добавлением в группу в telegram. Напишите каждому, получите от него подтверждение за 30 дней, а затем снова за 5 дней. Также можно запустить короткий опрос, чтобы узнать ожидания гостей (например, в части еды и напитков). Таким образом, получится обеспечить высокую «явку» гостей и эффективно планировать размер мероприятия.

Принцип 3. Контролируйте затраты на вечеринку.

Расходы на тусу могут растянуться и до 5-10 тыс. руб. на человека, а за 50 чел. это 250-500 тыс. руб., что сделает брешь в личном бюджете и отобьёт любое желание повторять такие мероприятие в будущем. Избежать излишних расходов поможет детализация всех затрат, сравнение предложений на рынке и отказ от дорогих позиций (например, креветки в кейтеринге, или односолодовый виски в барной карте).

Итак, весь процесс состоит из 5 элементов.

Это первое с чего нужно начинать, в идеале за несколько месяцев, чтобы был большой выбор доступных опций. Для поиска лофтов я пользуюсь двумя агрегаторами – speedrent.ru и bash.today. Также есть лофты, в которые можно позвонить напрямую – на дизайн-заводе Флакон, на Трёхгорной мануфактуре. При выборе площадки, помимо доступности в дату мероприятия, я обращаю внимание на следующие параметры:

  • Вместимость. В идеале, в лофте должно быть 1 основное помещение, где комфортно разместятся все гости. Очевидно, что эта комната не должна быть слишком маленькая, однако также стоит исключить варианты, вмещающие в два раза больше человек, чем вам требуется, т.к. гостям под конец вечеринки будет неуютно там веселиться, когда половина уже разойдется. В хорошем лофте в дополнение к основному помещению есть небольшие комнаты для подрядчиков/ общения гостей (например, игры в PS).
  • Расположение. Обязательно в центре. Отлично, если до лофта можно дойти пешком от метро, однако это не обязательное условие. Немаловажна «понятность» расположения самого лофта на территории комплекса зданий. Зачастую площадки находятся в пром. зонах и приходится долго искать то самое здание и тот самый подъезд.
  • Входная группа. Театр начинается с вешалки, а вечеринка со входа в помещение. Грустно встречать площадки с хорошо оформленным интерьером, но входной группой с разбитой плиткой и запахом мусора.
  • Вентиляция. Когда в одном помещении одновременно дышат 50 человек, за час они выделяют более 1000 литров СО2. Воздух должен постоянно обновляться, обращайте внимание на вентиляционное оборудование, кондиционеры или хотя бы на возможность открыть окна.
  • Туалеты. Их должно быть достаточно – минимум 1 на 25 человек гостей, а их состояние должно быть удовлетворительным: без волос в сливе и с новым унитазом.
  • Оборудование. Обязательна барная стойка с раковиной. Если на площадке нет этого элемента, стоит сделать выбор в пользу другого лофта. Нормальная работа барменов невозможна без раковины с проточной водой, поскольку мыть шейкер нужно после каждого коктейля. Для развлечений важны светомузыка и колонки, проектор, микрофон. А вот настольные игры, покер обычно не пользуются особой популярностью на вечеринках. Желательно, чтобы на площадке был холодильник, морозильник, чайник, микроволновка (для подогрева кейтеринговой еды).
Читать еще:  Бизнес план терминалы оплаты

Еще пару слов про выбор площадки. Абсолютно нормально оплачивать стоимость лофта через агрегатор, либо вносить предоплату напрямую хозяину при заключении договора аренды. Распространена практика нахождения администратора на площадке во время мероприятия, что вполне разумно. Касательно организации курения кальяна на вечеринке – это лишнее, на мой взгляд, не так много людей захотят его покурить, а качество обычно довольно низкое.

Искренне считаю бар сердцем любой вечеринки. Важнейшие элементы организации бара помимо барной стойки с раковиной:

  • Персонал. Стоит выбирать проверенных барменов по рекомендации из расчета 1 бармен на 25 гостей. В один год я пригласил 1 бармена на 60 гостей, что привело к коллапсу – люди физически не могли ничего заказать, стояли в очереди за водой. Я могу порекомендовать Василия (+7 926 307 30 16). У него есть своя команда (до 7 человек), посуда и профессиональный подход к работе.
  • Посуда. Никакой одноразовой, только стеклянная посуда. Планирование количества посуды должно исходить от барной карты. Открою секрет – каждый вид коктейля должен подаваться в определенном бокале (виски-сауэр в рокс, а дайкири – в коктейльную рюмку). В идеале посуду должна предоставить команда барменов или площадка. Альтернативный вариант – закупить её в Metro, либо на сайте presentbar.ru, либо взять напрокат у сторонней компании. Это может стоить дорого – до 10 тыс. руб. за комплект на 50 чел.
  • Уборка. Гости имеют свойство оставлять бокалы по всему лофту, а также за его пределами, в туалетах и т.п. Нужно заранее нанять уборщицу, которая будет их собирать и мыть или договориться с командой барменов об этом (если работает только 1 бармен, он не сможет всё собирать и мыть).
  • Лёд и яичный белок. Есть выражение «Лёд и пена – хлеб бармена». Без этих двух элементов нет бара. Лёд обычно заказывают сами бармены. Оптимально заложить 1 кг льда на 1 гостя. Пену, т.е. яичный белок, нужно заказать самому на сайте masterskaya-sporta.ru за пару дней до мероприятия, чтобы он был свежим и не имел специфичного запаха.
  • Барная карта. Опросите гостей, составьте список коктейлей, не забудьте про пиво, сидр, вино. За основу можно взять мою барную карту ниже в приложении.
  • Закупка напитков. Лучше закупать напитки самому, чтобы контролировать свой бюджет и выбирать выгодные предложения. Считаю Metro лучшим местом для этого, т.к. в Ашане нет всех позиций, а в других сетях дороже. Плюсом Metro также является малое число покупателей, что делает процесс покупки комфортным. Расскажу про хитрость – лучше закупаться в два подхода: за 30 дней до мероприятия и за 7 дней. Дело в том, что Metro организует скидки сроком на 3 недели по различным позициям. Получается, что за 30 дней можно купить виски и апероль со скидкой 30%, а за 7 дней ром и джин с такой же скидкой, при этом, на виски скидки уже не будет. Что касается скидок в simplewine.ru, которые предлагают ряд подрядчиков, то они актуальны только на вино, поскольку другой алкоголь там представлен в ограниченном и довольно дорогом ассортименте. Не стоит забывать про безалкогольные напитки, цитрусовые для коктейлей (на 50 чел. нужно 10 кг. лимонов, лаймов, апельсинов), трубочки и т.п. Подробный список продуктов, которые оптимально закупить для вечеринки на 50 человек ниже в приложении.

Лучший способ сделать человека счастливым – вкусно накормить его! В прошлые разы я заказывал разную еду через Delivery Club и это было неудовлетворительно – сложная логистика с доставкой, гостям не удобно открывать запечатанные пакеты, еда быстро остывает и т.п. С задачей лучше всего справится кейтеринг и он не такой дорогой, как кажется на первый взгляд. Рекомендую разместить заявку на мероприятие на агрегаторе caterme.ru и в течение дня вам напишут более 10 компаний с предложениями. Я взял меню каждой компании и просчитал, сколько руб. я заплачу за каждый грамм еды. Удивительно, но цена за 1 гр. куриного шашлычка у одного поставщика может отличаться от другого в 2 раза, а за 1 гр. сырной тарелки – в 3 раза. В итоге я выбрал поставщика высокого качества с сотней восторженных отзывов и хорошими фото с самыми низкими ценами за еду (Rii&Lee Catering, Александр Ли +7 967 079 38 78). Однако, даже самый бюджетный поставщик по некоторым позициям закладывает огромную маржу, поэтому, например, сырную тарелку лучше сделать самому, купив швейцарский пармезан в Metro по 1200 руб. за кг. Список позиций кейтеринга для заказа ниже во вложении. В разгар вечеринки будет здорово заказать пиццу. Также, не стоит забывать про апогей вечеринки – торт, который лучше всего заказать заранее. Могу порекомендовать napoleoncake.ru

Логично, что просто напоить и накормить гостей в приятном месте недостаточно и их нужно развлекать. В идеале стоит подготовить программу мероприятия. Хорошие варианты развлечения гостей:

  • Презентация со слайдами о каждом госте. Каждый хотел бы услышать приятное в свой адрес и получить немного внимания.
  • Открытый микрофон с пожеланиями виновнику торжества.
  • Интеллектуальная игра. Здорово поделиться на команды и провести Quiz, однако важно предусмотреть, чтобы ведущий знал, как это делается и был знаком с контентом.
  • Танцы. Без музыки не обходится ни одна вечеринка. Нужно заранее найти профессионального диджея, убедиться, что на площадке есть необходимое оборудование и составить плейлист. У диджеев разные вкусы, важно, чтобы они совпадали со вкусами гостей. К сожалению, ни один из приглашенных диджеев не вызвал восторженных отзывов моих гостей, поэтому не могу порекомендовать конкретных подрядчиков.
  • Караоке. Хороший формат для завершения вечеринки, когда остались самые стойкие.
  • Фотограф. Качественная фотосессия мероприятия понравится гостям и будет что выставить в Instagram.
  • Кикер, настольный теннис. Отличные развлечения, если имеются на объекте. Минусом может стать желание поиграть многих гостей, а играть могут только 4 человека.
  • Настольные игры, покер. По моему опыту, они не пользуются особой популярностью на вечеринках.
  • Кальян. Как я уже говорил ранее, качество подготовки выездных кальянов обычно низкое и не так много желающих подымить.

5. Прочие важные детали.

Читать еще:  Выращивание карасей как бизнес

Если вы приглашаете гостей из разных компаний, шансы, что они запомнят имена друг друга в условиях громкой музыки стремятся к нулю. Хорошая идея – распечатать бейджи с именами гостей и раздавать их на входе. Еще одним интересным элементом могут быть контрольные браслеты; они создадут клубную атмосферу. Касательно подарков – большинство гостей посчитали нормальным денежный подарок с конкретным указанием бенчмарка, что облегчает их подготовку к мероприятию и максимизирует полезность для организатора.

Надеюсь, что моя статья поможет вам в организации мероприятия.

Как провести вечеринку с пользой для бизнеса

Это под силу небольшим компаниям

В текущей экономической ситуации бизнес делает акцент на продажи, одновременно сокращая расходы на маркетинг. При таком подходе может быть выгодно запустить собственное мероприятие с использованием внешних источников финансирования: при меньших затратах можно получить новых клиентов или партнёров. Компания «Полилог» занимается продюсированием мероприятий, и за 15 лет работы мы поняли, что организация вечеринок, ярмарок и презентаций выгодна небольшим компаниям.

Зачем это нужно

Собственное мероприятие открывает прямой путь к целевой аудитории. Это отличный способ для продвижения бренда компании и её продуктов и услуг, получения новых клиентов и дополнительного дохода, в том числе от самого мероприятия.

Каждое мероприятие уникально, и формат может быть абсолютно любым. В сегменте B2C часто устраивают ярмарки и вечеринки (как платные, так и бесплатные), экологические инициативы, детские праздники или городские фестивали, если нужно подружиться с местным населением. На рынке B2B имеет смысл делать ставку на профессиональные форумы, выставки, сессии. Хотя и развлекательный формат тоже вполне возможен. Например, наши партнёры организуют проект Debate Night — это ночные дебаты для бизнес-элиты на актуальные темы вместе с фуршетом, музыкой и неформальным общением.

Кому по плечу мероприятия

Стоит браться за мероприятие, если вы намерены громко заявить о себе на рынке и вам есть что показать: интересные идеи, технические разработки, перспективные продукты и услуги. Не стоит думать, что раз компания маленькая, то мероприятие ей не по плечу. Нашим партнёром при организации форума Apps4all была компания «Эвотек», разработчик мобильных приложений из категории малого бизнеса. В 2012 году у ребят появилась идея провести отраслевой форум, за поиском средств они обратились к нам. На первый форум собралось 700 участников, а к 2014 году аудитория выросла в два раза. Форум проходил за счёт привлечения внешних финансовых средств — спонсоров, партнёров и посетителей, которые купили билеты. Партнёрами последнего форума выступили такие компании, как IBM, PayPal, Samsung и другие.

Масштаб компании или отсутствие бюджета — не помеха, главное — проявить инициативу. За последние пять лет мы организовали 37 мероприятий с привлечением внешнего финансирования. В 17 случаях на входе не было вообще никакого бюджета, и мы начинали с нуля. Если идея нетривиальная, в неё обязательно захочет вложиться кто-то ещё.

Ищем оригинальную идею

Хорошо, если ваше мероприятие будет таким, каких в стране ещё не было. Или оно будет крупнейшим по какому-то параметру. Или необычным с точки зрения проведения. Стоит присмотреться к новым трендам — в ваших силах сделать их массовыми. Это показал с успехом прошедший летом 2015 года первый национальный фестиваль видеоблогеров «Видфест». Мы организовали его совместно с группой молодых видеоблогеров и привлекли внешнее финансирование. Видеоблогинг в нашей стране набирает обороты как канал для связи бренда с потребителем и инструмент кампаний по продвижению товаров и услуг среди молодёжи. Мы выбрали формат, схожий с американским фестивалем VidCon. Смотрите за рубеж, там много интересных мероприятий, аналоги которых с удовольствием примут в России.

Если вы всё-таки считаете, что отдельное мероприятие вам не по плечу, подумайте, можете ли вы сделать мероприятие в мероприятии. Производитель и продавец настольных игр Hobby World организует игровые зоны во время крупных городских фестивалей в расчёте на то, что посетители, увлёкшись играми, придут в их магазины. Аналогичный подход используют издательства, рестораторы, производители напитков и пищевых продуктов. Этот подход работает как в B2B-, так и в B2C-сегментах.

Формулируем ценность

Прежде чем начинать раскрутку своего мероприятия, необходимо проанализировать интересы основных контрагентов. Почему они должны выделить вам часть своего внимания, времени или денег? Для ответа полезно определиться с аудиторией мероприятия: демографические характеристики (пол, возраст, уровень дохода, социальный статус), привычки, уровень образования, интересы. Важно не забыть о дополнительной аудитории: например, если мероприятие рассчитано на детей 8–12 лет, многие придут с родителями, бабушками и дедушками 26–60+ лет.

Следующий шаг — понять, какие возможности откроет партнёрам взаимодействие с этой аудиторией. Ответы на эти вопросы должны быть выражены конкретными цифрами. «О вас узнает много людей» — плохой бонус. «О вас узнает 9000 москвичей в возрасте от 18 до 26 лет, из которых половина присоединится к вашим социальным сетям, чтобы следить за новостями компании» — более приемлемый вариант.

После того как выявлены заинтересованные стороны и выгоды, которые они получат, нужно создать понятное и красивое предложение: сделанные наспех презентации серьёзные партнёры не воспринимают всерьёз. Здесь совет только один — не жалеть времени.

Приглашаем спонсоров и продаём билеты

Привлекая спонсоров, ориентируйтесь на тех, чья целевая аудитория совпадает с аудиторией мероприятия. Зачастую сфера деятельности компаний не принципиальна, бывает полезно искать игроков из неконкурентной среды. Среди спонсоров «Видфеста» есть производители молодёжной косметики, одежды, гаджетов, поставщики еды и подарков, журналы о красоте и электронных играх, интернет-магазины. Партнёрами Apps4All выступали банки, производители электроники, софтверные гиганты, операторы связи, а также вузы и общественные организации, органы власти.

Доход приносит и продажа билетов. Для первого «Видфеста» это направление оказалось даже более важным: за два дня подростки в возрасте от 13 до 16 лет купили порядка 10 000 билетов. Но чтобы спрос оказался максимальным, нужно чётко определиться с заинтересованной аудиторией. В 2013 году мы продавали билеты на международную конференцию по инвестициям в Центральную и Восточную Европу. Как показал обзвон финансовых и инвестиционных компаний, их директорам эта тема не очень интересна, а вот аналитики сразу заинтересовались.

Чтобы хорошо организованное деловое мероприятие окупилось, его должны посетить не менее 1000 человек, массовое — не менее 5000–7000 человек. Стоимость таких мероприятий составляет не менее 2–5 и 10–15 млн рублей соответственно. Деловое мероприятие можно реализовать с привлечением одного-трех партнёров. На массовое мероприятие надо будет привлечь как минимум пять крупных и несколько десятков мелких партнёров.

Привлекаем информационных партнёров

На мероприятии не обойтись без информационных партнёров — нужен хороший PR. Сейчас наиболее эффективны электронные СМИ и социальные сети. Многие блогеры охотно идут на контакт. Одним хочется получить эксклюзив на освещение событий, другие готовы публиковать интервью с ведущими экспертами, третьи надеются привлечь вашу аудиторию. Можно предложить инфопартнёрам разместить стойки с продукцией на площадке, положить в пакет посетителям журналы, газеты или подарки. Отличный вариант — предложить инфопартнёру интегрироваться в программу мероприятия с собственным контентом. Например, предоставить спикера для дискуссии или провести отдельную тематическую сессию.

Готовим площадку для мероприятия

Для проведения мероприятия нужна площадка и техническое оборудование: освещение, система звукоусиления, видеопроекторы и прочее. Также вам понадобятся декорации, полиграфия и сувениры. Возможно, нужно будет заказать питание для гостей. Ищите стимулы, которые побудят технических партнёров предоставить свои услуги бесплатно или по выгодной цене.

Стоит обратить особое внимание на молодые компании. В 2013 году один из новых конгресс-центров Москвы охотно предоставил свою площадку с существенной скидкой для проведения Debate Night, так как представители бизнес-сообщества могли стать его клиентами. А на одном из кардиологических конгрессов удалось обеспечить бесплатно прямую видеотрансляцию: оператор связи только выходил на рынок и стремился заявить о себе.

С уже известными на рынке техническими партнёрами можно договориться, если предложить им сотрудничество в несезон. Выясните, когда у них наименьшая загрузка — в такие месяцы, дни или часы стоимость может оказаться ниже, чем обычно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector