Готовимся к проверке по охране труда

Как подготовиться к трудовой инспекции

Два года назад штрафы за нарушение норм охраны труда были небольшими, поэтому бизнесмены предпочитали платить, а не возиться с документами. Так поступал и мой клиент — владелец небольшого склада, назовем его компанию «Спецпогрузка». Но теперь ситуация изменилась: штрафы выросли многократно.

Я расскажу, сколько придется заплатить за каждое нарушение норм охраны труда и как подготовиться к проверке, чтобы избежать штрафов.

Сколько штрафов заплатит бизнесмен

В 2008 году на складе «Спецпогрузки» кладовщик упал со штабеля и сломал ногу. Приехала скорая, сообщила о происшествии в прокуратуру, в результате к владельцу компании приехала инспекция труда. Инспекторы проверили должностные инструкции и трудовые договоры, потом пожурили и выписали штраф 2 000 ₽. Штраф небольшой, поэтому директор склада не стал приводить в порядок документы по охране труда — подумал, легче в следующий раз опять заплатить, чем возиться с бумагами.

Спустя три года госинспекция явилась снова, но на этот раз проверила всё. Нужных документов не оказалось, инспектор составил акт проверки и выписал штраф 50 000 ₽. Тогда это был максимум.

300 000 ₽ бизнесмен заплатил бы за такие нарушения сейчас

Но с 2015 года изменили статью 5.27 КОАП, добавили статью 5.27.1, и штрафы выросли многократно. Если бы такая история повторилась сейчас, владелец склада заплатил бы минимум 300 000₽. Вот акты тех самых проверок:

А вот штрафы, которые теперь грозят за такие нарушения:

Пункт из перечня нарушений в акте	Норма КоАП (Кодекса об административных правонарушениях)	Размер штрафа
1-5	ч.1 ст.5.27.1	50 000 – 80 000 ₽
6, 9	ч.2 ст.5.27.1	110 000 – 130 000 ₽
7, 8, 12	ч.1 ст. 5.27	30 000 – 50 000 ₽
11	ч.4 ст. 5.27	50 000 – 100 000 ₽
10	ч.2 ст. 5.27.1	60 000 – 80 000 ₽

Выходит, сейчас владелец склада «Спецпогрузка» заплатил бы 300 000 ₽. Но штрафа можно избежать, если вовремя подготовиться.

Что такое охрана труда

Требования охраны труда нужны, чтобы избежать травм на рабочем месте, заботиться о здоровье сотрудников. В требованиях прописано, как организовать рабочее место: санитария и гигиена, пожарная и электробезопасность, правила работы с техникой и профессиональные риски. Если работодатель нарушает эти правила, то платит штрафы.

За тем, чтобы бизнес соблюдал требования охраны труда, следит инспекция труда. Она проверяет бизнесмена в трех случаях: если пришло время по плану, если работник пожаловался на работодателя или попал в скорую с травмой. Когда в скорую попадает человек, который пострадал во время работы, врачи сообщают о происшествии в прокуратуру, а та — инспекции труда. Инспекторы приходят и проверяют документы, чтобы узнать, виновато ли руководство в случившемся.

На сайтах Роструда и районных прокуратур выкладывают планы проверок

В компании за охрану труда отвечает руководитель, или тот, кого он назначил ответственным. Но руководитель в любом случае должен пройти обучение охране труда.

Что делать: пошаговая инструкция

Подготовиться к проверке трудовой инспекции лучше заранее, даже если по плану Роструда она придет не скоро. Никогда не знаешь: вдруг в инспекцию со злости пожалуется сотрудник, которого вы уволили, или кто-то покалечится на рабочем месте. В моей практике были случаи, когда офисные работники протыкали руки степлерами — не говоря о травмах на складах и лесопилках.

1. Обучите руководителя , иначе он не сможет утверждать правила и инструкции по охране труда. Этим занимаются специальные учебные центры и центры повышения квалификации.

Требованиям охраны труда обучают, опираясь на статью 225 ТК, постановление № 1/29 Минтруда и Минобразования и ГОСТ 12.0.007-2009 ССБТ. В конце выдают удостоверение о проверке знаний и протокол заседания комиссии по проверке.

Обучение занимает 40 часов или 3 рабочих дня. Можно пройти дистанционно: сдать тесты онлайн, отправить заполненные документы почтой. Но часто хотя бы на итоговую аттестацию просят прийти лично.

2. Напишите положения и инструкции , заполните журналы по охране труда. В канцтоварах закажите:
— журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

— журнал регистрации вводного инструктажа;

— книгу учета движения трудовых книжек.

Каждый сотрудник должен расписаться в каждом журнале и книге.

3. Поправьте договоры, допсоглашения, инструкции, журналы регистрации и учета и прочие кадровые документы под нормы охраны труда. Здесь нюансов немало, и если делаете впервые — лучше посоветуйтесь с юристом.

Скачать образцы документов можно, например, здесь. Но просто списать не получится: нужно учесть размеры и план помещения, описать все рабочие места, розетки и кабели.

4. Провести спецоценку условий труда по 426-ФЗ, которую раньше называли аттестацией. Этим тоже занимаются специальные фирмы, у которых есть все лицензии и разрешения. Они же могут запросить договоры и журналы, поэтому важно, чтобы к этому моменту всё было в порядке.

5. Пройти медосмотры: новым сотрудникам в первый месяц после приема на работу, а потом — не реже, чем раз в 3 года.

Медосмотры бывают двух видов:

1. На вредном производстве работники проходят медкомиссию во главе с врачом-профпатологом.
2. Там, где сотрудники проводят за компьютером больше половины рабочего времени, они проходят невролога и офтальмолога. Подробнее — в Приказе 302н.

«У меня и сотрудников-то нет, какие штрафы?»

Если у вас ИП без сотрудников, то бояться нечего. Но для ООО, даже если там один учредитель и он же — директор, это правило уже не работает.

Отдельная тема — удаленные работники, оформленные по трудовому договору. Требования охраны труда на них не распространяются, только минимальные по социальному страхованию. Например, работодатель обязан вызвать такому сотруднику скорую, если понадобится.

Если гендиректор — тоже удаленщик, ему всё равно придется пройти обучение.

«Слышал, на первый раз только предупреждают»

Из статьи 4.1.1 КОАП и правда можно сделать такой вывод, но почитаем внимательнее. Здесь есть ссылка на 2 часть статьи 3.4, где пишут, что предупреждение выносят, если нет угрозы для жизни и здоровья людей. Но ведь все требования охраны труда для того и нужны, чтобы избежать такой угрозы. Так что тут всё остается на усмотрение инспектора.

Само предупреждение избавляет от штрафа, но с ним выносят и предписание, по которому нужно в сжатые сроки устранить все нарушения. Если не успеете — штрафа не избежать, но уже по другой статье — ч.23 ст. 19.5 КОАП.

«Можно завести пару бумажек, когда припрет»

Если у вас 1-2 дня до проверки, вы успеете разве что набросать инструкции по безопасности и заполнить журналы с подписями ответственных по датам. Но, например, получить удостоверение руководителя об обучении нормам охраны труда или папку с документами, что компания прошла оценку условий труда — вряд ли. Не говоря уже про медосмотры. Ко всему этому надо готовиться заранее.

«Штраф — тридцатка? Пф!»

30 000 ₽ дают за небольшое нарушение, вроде недостающей строчки в трудовом договоре. Но проверяющий имеет право посчитать каждый договор отдельно: тогда за 10 договоров набежит уже 10 нарушений или 300 000 ₽. Если по итогам проверки вы не исправите всё в указанный срок, плюсуйте к штрафам еще до 200 000 ₽.

Для ИП штрафы существенно меньше, чем для ООО: например, за минимальное нарушение — 1 000-5 000 ₽ для первых и 30 000-50 000 ₽ — для вторых; максимальный — 30 000-40 000 ₽ для ИП и 100 000-200 000 ₽ для ООО.

Кроме штрафов, за серьезные нарушения могут приостановить работу компании на срок до 3 месяцев, а владельца лишить права занимать руководящие должности.

«Но ведь о проверках трудовой инспекции предупреждают, к чему вся эта паника?»

Отчасти правда. План проверок вывешивают в начале года на сайте Роструда и сайтах районных прокуратур — можно посмотреть и успокоиться. Но есть еще и внеплановые — по жалобе работника или когда запрос приходит в районную прокуратуру прямиком из центра, и никто вас не предупредит.

Чаще всего жалуются сотрудники, которых не устраивают условия труда: серая зарплата, задержки, неоплачиваемые отпуска и больничные, незаконное увольнение. В торговле и общепите проверки проводят по жалобам от клиентов через Общество по защите прав потребителей.

Если проверка трудовой инспекции по жалобе клиента — придет Ростребнадзор, который проверит рабочие места продавцов или поваров, само помещение, особенно кухню. А может и потребовать информацию об условиях труда — из материалов спецоценки условий труда. По жалобе сотрудника проверяет инспекция труда. В обоих случаях документы по охране труда потребуют вместе с остальными: зарплатные ведомости, санитарные книжки, трудовые договоры. Если что-то пойдет не так, штрафы начислят за все нарушения, включая охрану труда.

«Медосмотр-то уж точно не нужен, у меня же не вредное производство»

Почитаем Приказ Минздрава N 302н: к вредным условиям труда там относят и те, где сотрудник проводит за компьютером больше 50% рабочего времени. То есть всех программистов, дизайнеров и верстальщиков каждые полгода должны осматривать офтальмолог и невролог. Медзаключения по ним тоже попросят при проверке.

«А мы очаруем инспектора, и он выпишет штраф поменьше»

Вариант со взяткой даже не берем в расчет — это уже уголовное преступление. Предположим, вы решили договориться полюбовно: инспектор тоже человек, искреннее раскаяние может на него повлиять. Но увы: на тот момент, когда инспектор выехал к вам в офис или требует явиться с документами, обращение уже зарегистрировано в базе инспекции труда, и удалить его оттуда он не может. У него три главные задачи — формально подтвердить факт нарушения; составить предписание по их устранению; определить сроки, за которые вы должны все устранить. Если не успеете или не предоставите документы в подтверждение — до 200 000 ₽.

— Нормы охраны труда касаются всех, кроме ИП без сотрудников. Остальным нужно подготовить документы.

— Готовиться к инспекции труда лучше заранее — за несколько дней все нарушения устранить не успеете.

— Чтобы подготовиться к плановой проверке, руководителю нужно пройти обучение, оформить гору бумаг, а потом пройти аттестацию. А сотрудникам — пройти медосмотр.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите 111 Ctrl+Enter.

Как подготовиться к проверке по охране труда?

Профессионально и быстро подготовим организацию к проведению проверок по охране труда.

Сроки и стоимость определяются объемом необходимых работ.

Общие сведения проведения проверок.

Проверки по охране труда на предприятиях и в организациях проводятся государственной инспекцией по труду. В некоторых случаях проверки также возможны и со стороны прокуратуры, Ростехнадзора или Роспотребнадзора.

По форме проведения они разделяются на плановые и внеплановые проверки. Узнать о проведении плановой проверки можно в утвержденном плане проверок, располагающемся в сети интернет на сайте Генпрокуратуры – ФГИС «Единый реестр проверок». Такие проверки проводятся с частотой 1 раз в три года.

Сложнее обстоят дела с внеплановыми проверками, которые могут проводиться на предприятии гораздо чаще и зависеть от периодичности поступления жалоб в инспекцию по труду от сотрудников данного предприятия. Также проведение внеплановых проверок возможно при расследовании несчастных случаев на производстве или по распоряжению надзорных органов. Еще одним поводом для проведения внеплановой проверки может стать контроль исполнения предписаний, выданных организации в ходе предшествующей проверки, утвержденной по графику.

Чем регламентируются проверки по охране труда?

Проверка проводится согласно Закону №294-ФЗ, который также регламентирует и сроки проведения проверок на предприятии. Опираясь на содержание вышеуказанного закона, продолжительность проверки не превышает установленный срок в 20 рабочих дней. В ряде случаев возможны исключения. Она может быть продлена, но не более чем на 20 дней (например, в случае проведения дополнительных анализов или исследований).

Результаты проверки оформляются в виде акта, один экземпляр которого в обязательном порядке предоставляется руководителю предприятия или его представителю.

Важным является то, что основанием для проведения проверки выступает приказ, в котором отображаются предмет и объект проверки. На их основании инспектором и будет запрошена документация. Не относящаяся к предмету проверки документация, согласно статьи 20 вышеуказанного закона, проверяемой организацией не предоставляется.

Проверки могут быть как выездными, так и документарными. Законодательным основанием для проведения проверок по охране труда в первую очередь является соблюдение работодателем трудовых отношений согласно. Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 г.

Перечень необходимых документов по охране труда, запрашиваемых в ходе документарной проверки.

Как и в ходе любой другой проверки, контролирующими организациями, в ходе проверки по охране труда может быть запрошен перечень документов, разработанных предприятием в данной области. Основными документами, касающимися сферы организации системы охраны труда на предприятия, и которые могут быть запрошены в ходе проверки, являются:

1. В первую очередь это положение о службе охраны труда (для предприятий, численность работников которых более 50 человек), разрабатываемое согласно ст. 217 ТК РФ.
2. Далее предоставляется приказ о назначении инженера по охране труда, либо о возложении таковых обязанностей на одного из сотрудников предприятия, что также соответствует требования ст. 217 ТК РФ.
3. Утвержденная руководителем предприятия должностная инструкция инженера по охране труда (основанием выступает постановление Минтруда №10 от 22.01.01).
4. Сведения об ответственных сотрудниках и руководителях, прошедших обучение по охране труда на основании требований статьи 225 ТК РФ.
5. Данные материалов аттестации рабочих мест с приложенными к ним протоколами замеров физических воздействий (ст. 212 ТК РФ).
6. На основании ст. 212 ТК РФ на предприятии также в обязательном порядке должна быть разработана программа и инструкция вводного инструктажа. Кроме того, на предприятии должен находится пронумерованный, прошнурованный и закрепленный печатью предприятия журнал регистрации вводного инструктажа, который также необходимо предоставить по запросу инспектора (ст. 212 и 225 ТК РФ).
7. Разработанные на предприятии, на основании ст. 212 ТК РФ инструктажи, в число которых входит: инструкция по охране труда, инструкции по профессиям и видам работ, по электробезопасности на 1 группу. Проверяющему предоставляется как перечень таких инструкций, так и их содержание. Также предоставляется и журнал регистрации инструктажей, проводимых на рабочем месте (согласно ст. 225 ТК РФ). Помимо этого, может быть запрошен журнал учета вышеперечисленных инструкций или журнал выдачи их сотрудникам организации.
8. Кроме того, может быть проверено наличие на предприятии необходимой литературы по охране труда, включающей в себя законодательные акты, стандарты и правила.
9. Сведения о СИЗ, применяемых работниками предприятия – их перечень, личная карточка каждого работника, журнал учета выдачи СИЗ (ст.131 Пост. Минтруда России №51 от 18.12.98 г).
10. Кроме того, при проверке может быть запрошен перечень профессий, должностные обязанности которых сопровождаются прохождением обязательного первичного медосмотра (ст. 13 ТК РФ и Приказ Министерства Здравоохранения от 10.12.03 №90).
11. В случае наличия на предприятии работ повышенной опасности, требуется предоставить их перечень.
12. Также на предприятии необходимо наличие журнала учета несчастных случаев. Если же подобные ситуации ранее уже случались на объекте, то потребуются материалы расследований, акты и т.п.
13. Разрабатываемый на основании статьи 7 ТК РФ коллективный договор и соглашение.
14. Разработанный предприятием план по улучшению условий труда, а также журнал, включающий суммы затрат на проведение запланированных мероприятий (ст. 226 ТК РФ).
15. Сведения о поверке и испытания используемого на предприятии оборудования.
16. Оформленные в виде журналов и протоколов сведения о проверке знаний ОТ у работников предприятия.
17. Приказ предприятия о назначении лиц, ответственных за проведения работ повышенной опасности.
18. Сведения о присвоении групп электробезопасности.

Это только примерный перечень самых основных документов, которые должны быть в наличии на предприятии для соблюдения требований законодательства в области охраны труда. Также не стоит забывать и то, что разработка на предприятии документации по охране труда в первую очередь будет зависеть от его рода деятельности.

Основные этапы подготовки к проверке.

Для того чтобы эффективно подготовиться к проверке по охране труда, первоначально следует уточнить сроки проведения проверки на вашем предприятии. Их можно найти в сети интернет и начать подготовку, по возможности, заблаговременно.

Следующим шагом к успешному прохождению проверки на предприятии является проведение аудита системы охраны труда. Аудит позволит выявить ошибки при ведении документации по охране труда, нехватку каких-либо разрабатываемых предприятием документов, приказов или инструкций, а также законодательных актов в составе перечня необходимой литературы. Кроме того, предприятие получит список рекомендаций по устранению выявленных недочетов и нарушений. Аудит можно доверить штатному специалисту, но зачастую эффективнее будет обратиться к профессионалам специализированных коммерческих организаций.

После получения всех необходимых рекомендаций стоит приступить к формированию необходимо пакета документов на предприятии, требуемого законодательно.

Еще одним важным моментом является разработка и изготовление на предприятии знаков безопасности и маркировки, на наличие которых также может быть обращено внимание проверяющих инспекторов при выездной проверке. Также при выездной проверке может быть проверено использование работниками СИЗ и спецодежды, порядок на рабочих местах и подступы к ним, наличие ограждений, заземление электродвигателей и т.п.

Сведения об ответственности при возможных нарушениях.

Не стоит забывать, что правильно организованная система охраны труда на предприятии в первую очередь позволяет сохранить здоровье и жизнь работников. Возникающие нарушения законодательства или внештатные ситуации, среди которых могут быть и несчастные случаи, влекут наложение не только административной, но также и уголовной ответственности.

Например, нарушения, связанные с трудовым законодательством, отражены в статье 5.27 Копа, некоторые нарушения по которой могут сопровождаться для предприятий штрафом в размере до 100 тысяч рублей. Нарушения уголовного кодекса могут сопровождаться не только взысканием штрафов, но также и лишением свободы.

Подготовка к проверке по охране труда

Подготовка к проверке по охране труда должна проводиться заблаговременно и с участием квалифицированного специалиста. Я, адвокат Алексей Алексеевич Ермаков, проведу целый комплекс мероприятий, чтобы визит инспектора не стал неожиданностью и прошел безболезненно. Знание нюансов трудового законодательства и многолетний опыт работы позволяют мне прогнозировать благополучное окончание проверки.

При расследовании несчастного случая комиссии (государственному инспектору труда) может быть затруднительно дать оценку соответствия СУОТ в целом у работодателя, включая соблюдение всех процедур:

а) политика работодателя в области охраны труда;

б) цели работодателя в области охраны труда;

в) обеспечение функционирования СУОТ (распределение обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя);

г) процедуры, направленные на достижение целей работодателя в области охраны труда (далее – процедуры), включая:

– процедуру подготовки работников по охране труда;

– процедуру организации и проведения оценки условий труда;

– процедуры по управлению профессиональными рисками;

– процедуру организации и проведения наблюдения за состоянием здоровья работников;

– процедуру информирования работников об условиях труда на их рабочих местах, уровнях профессиональных рисков, а также о предоставляемых им гарантиях, полагающихся компенсациях;

– процедуру обеспечения оптимальных режимов труда и отдыха работников;

– процедуру обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами;

– процедуру обеспечения работников молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием;

– процедуры обеспечения безопасного выполнения подрядных работ и снабжения безопасной продукцией;

д) планирование мероприятий по реализации процедур;

е) контроль функционирования СУОТ и мониторинг реализации процедур;

ж) планирование улучшений функционирования СУОТ;

з) реагирование на аварии, несчастные случаи и профессиональные заболевания;

и) управление документами СУОТ.

Таким образом, появляется необходимость проверки всей СУОТ у работодателя, что реализуется через проведение внеплановой проверки в связи с несчастным случаем с применением Алгоритма проверки создания и обеспечения функционирования СУОТ.

Инициирование внеплановой проверки осуществляется в соответствии с разделом 7 Методических рекомендаций по расследованию несчастных случаев, утвержденных 14.08.2017 уполномоченным должностным лицом Федеральной службы по труду и занятости.

Как проходит подготовка к проверке?

Перед проверкой государственной инспекции труда адвокат проводит следующие мероприятия:

• Анализ и приведение в порядок документов, которые затребует представитель контролирующего органа (приоритетными являются документы, связанные с нарушением законодательства о труде, трудового законодательства и других нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права);
• Помощь в оформлении и получении недостающей документации по охране труда;
• Корректировка существующих документов, устранение неточностей;
• Консультирование по правам и обязанностям сотрудников, работодателя и инспектора труда, порядку проведения и действиям персонала в период проверки;
• Предоставление списка вопросов, часто задаваемых контролирующими органами, и обсуждение ответов на них;
• Выявление нарушений различного характера, за которые предусмотрены штрафы.

Подготовительные мероприятия проводятся максимально быстро. Ваше предприятие будет работать в обычном режиме без ущерба производительности и дискомфорта для персонала. Цена за квалифицированную юридическую помощь адвоката по подготовке к проверке по охране труда зависит от объема работ, текущего состояния дел в организации и сложности задачи.

Почему Вашему предприятию необходима Система Управления Охраной Труда (СУОТ)

Проверьте документы Вашего предприятия на соответствие:

1. Статья 212. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда Трудового кодекса РФ – создание и функционирование системы управления охраной труда (абз. 3 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

п.2 Создание и обеспечение функционирования СУОТ осуществляется работодателем посредством соблюдения государственных нормативных требований охраны труда с учетом специфики своей деятельности, достижений современной науки и наилучшей практики, принятых на себя обязательств и на основе международных, межгосударственных и национальных стандартов, руководств, а также рекомендаций Международной организации труда по СУОТ и безопасности производства.

3. Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда» В целях обеспечения единообразного подхода к осуществлению государственными инспекторами труда государственных инспекций труда в субъектах Российской Федерации проверки создания системы управления охраной труда у работодателя и её функционирования при проведении расследований несчастных случаев и внеплановых проверок в связи с несчастными случаями

Записаться на прием к адвокату Ермакову Алексею Алексеевичу можно по телефону +7 (985) 776-21-85 или воспользовавшись формой на сайте. Первичная консультация в офисе проводится бесплатно. При заключении договора выполняется неоднократный выезд на объект в Москве и области.

“Разработаю Систему управления охраной труда с учетом специфики деятельности работодателя, включая процедуры по управления профессиональными рисками. Создам реестр опасностей и рисков. Помогу внедрить.”

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция

Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) бывают плановые и внеплановые. Перечень запланированных проверок утверждается в конце года и выкладывается в свободном доступе на сайте трудовой инспекции и прокуратуры. Плановые проверки бывают выездными и документарными. Процедура, как подготовиться к проверке трудовой инспекции, от этого не меняется: проверять в обоих случаях инспекторы вправе все документы охраны труда, кадрового учета и оплаты труда.

Проверки проводят по регламенту

С 22.10.2019 начинает действовать Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160. Документ уточняет, что проверяет трудовая инспекция в 2019 году, за что и какие штрафы положены.

Регламент написан по нормам Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ о защите прав предпринимателей при осуществлении государственного и муниципального контроля и Постановления Правительства от 01.09.2012 № 875, потому никаких новых правил не вводит. Но с ним следует ознакомиться, чтобы понять, что трудовая инспекция при плановой проверке проверяет, а какие моменты опускает.

Как заявлено в регламенте, проверки включают контроль:

• обязательных требований, в том числе касающихся охраны труда;
• процедуры выплаты зарплаты, отпусков, расчетов при увольнении;
• доступности условий работы для инвалидов;
• выполнения ранее выданных предписаний.

Чтобы подготовиться к проверке ГИТ, работодателям следует изучить тот раздел административного регламента, где описано, какие есть полномочия у представителей ГИТ при плановой проверке и незапланированном визите. Опуская традиционные права по запрашиванию документов и расследованию несчастных случаев, сотрудники Роструда имеют возможность:

• изымать для анализа образцы материалов и веществ, предварительно уведомив об этом работодателя;
• направлять в суды требования о ликвидации или прекращении деятельности организаций (их структурных подразделений) из-за нарушения требований охраны труда;
• запрещать использовать средства индивидуальной и коллективной защиты, если они не соответствуют обязательным требованиям;
• выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных норм и возмещении вреда пострадавшим работникам;
• беспрепятственно в любое время суток приходить с проверками к работодателям при предъявлении удостоверений.

По общим правилам, продолжительность проверки Роструда — не более 20 рабочих дней. Проверять малое предприятие допустимо в течение 50 часов в год, а плановая выездная проверка микропредприятия должна длиться не более 15 часов в год.

Этап 1. Что готовить на проверку

ГИТ перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их на блоки по темам:

1. Уставные документы.
2. Документы по оплате труда.
3. По кадровому учету:
   • трудовые договоры и доп. соглашения;
   • штатное расписание и изменения к нему;
   • графики отпусков;
   • приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
   • личные карточки;
   • трудовые книжки и журналы их учета;
   • локальные нормативные акты (ЛНА).
4. По охране труда (ОТ):
   • регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
   • инструкции по ОТ;
   • журналы вводного и первичного инструктажа;
   • документы по медосмотрам, обучению;
   • карточки выдачи средств защиты и др.
5. Документы на иностранных работников.

Список иногда расширяют в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы заставляет поволноваться даже опытных специалистов, и подготовка к плановой проверке трудовой инспекции на 2019 год — обязательный момент для каждого кадровика. На что инспекторы обращают особое внимание? Самые проверяемые моменты:

1. Задолженность по зарплате — наличие или отсутствие.
2. Своевременность выплат заработной платы, отпускных, пособий.
3. Наличие и содержание трудовых договоров.
4. Наличие графика отпусков и его исполнение.
5. Правильность оформления увольнений и расчета.
6. Трудовые книжки — наличие и правильность оформления.
7. Правила трудового распорядка и ЛНА, связанные с оплатой труда.
8. Документы по специальной оценке условий труда (в случае ее проведения).
9. Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия или отсутствия вредных условий, производственных травм и т. д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала убедитесь, что у всех работников они есть. Затем проверьте содержание договоров, наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ . К основным условиям относятся:

1. Место работы.
2. Трудовая функция.
3. Размер оплаты и даты выплат.
4. Дата начала работы.
5. Характер работы.
6. Условия труда на рабочем месте.
7. Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, составьте дополнительные соглашения и внесите недостающую информацию.

Это не все мероприятия, как подготовиться к проверке Роструда. Очередной шаг — проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников, и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены в оплате труда, должности, условиях труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА — Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

1. Порядок приема, перевода и увольнения.
2. Права и обязанности работника и работодателя.
3. График работы, рабочее время и время отдыха.
4. Оплата труда и поощрения.
5. Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, положение об оплате труда или иной ЛНА ответит на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. Положение о командировках, например, запрашивают, если в организации увеличены суточные выплаты. А вот регламент внешнего вида специалиста, положение о документообороте и т. д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.

И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойдите к нему максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

1. Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
2. Документы, подтверждающие обучение руководства и специалиста правилам ОТ.
3. Должностная инструкция специалиста по ОТ.
4. Инструкции по охране труда.
5. Журнал вводного инструктажа.
6. Программа вводного инструктажа.
7. Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют первичный и периодический инструктажи и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении и договор с организацией по СОУТ, проверяющие не будут наказывать за отсутствие спецоценки. В обратном случае вам грозит штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов — восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, проверьте и его.

Этап 9. Подведение итогов

Подготовили для вас общий перечень документов для проверки трудовой инспекцией, чтобы еще раз проконтролировать готовность к визиту инспекторов.

Документы по оплате труда

• расчетные листки;
• больничные.

По кадровому учету

• трудовые договоры и доп. соглашения;
• штатное расписание и изменения к нему;
• графики отпусков;
• приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
• личные карточки;
• трудовые книжки и журналы их учета;
• локальные нормативные акты (ЛНА).

По охране труда (ОТ)

• регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
• инструкции по ОТ;
• журналы вводного и первичного инструктажа;
• документы по медосмотрам, обучению;
• карточки выдачи средств защиты и др.

Документы на «особых» работников: иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних

• договоры;
• приказы;
• положения о гарантиях и компенсациях.

Напомним, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней.

Не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до получения предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы вправо обжаловать решение ГИТ в суде. Только после его решения станет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе и надо ли платить.