Оформление отчета кассира по данным торгового предприятия
Как правильно составить отчет кассира
Фирмам, работающим с наличными средствами, нужно соблюдать кассовую дисциплину и составлять отчет кассира ежедневно. Все поступление и расходование денежных средств в кассе отображается в кассовой книге, которая заводится в начале года, ее листы нумеруются нарастающим итогом, а в конце года сшиваются. Каждый лист книги это отчет кассира за день. Есть три способа ведения кассовой книги: в бумажном варианте, на компьютере, с последующей распечаткой, или полностью в электронном виде. В организациях, использующих ККМ, ежедневно составляется справка- отчет кассира-операциониста.
Операции по кассе
На каждое прибытие денег в кассу создается ПКО (№ КО-1). При получении такого документа, сотрудник кассы должен проверить сумму в ордере и реально принятых денег. Можно оформить поступления в кассу принятых средств на основании чековой ленты или корешков бланков строгой отчетности одним документом в конце дня (смены).
При выдаче денежных средств из кассы создается РКО (№ КО-2). Сотрудник кассы должен проверить соответствие сумм в расходном ордере и выдаваемых наличных денег, паспорт и документ-основание на выдачу наличности.
Уполномоченный сотрудник перед каждым принятием или выдачей денег должен сверять подписи на ордерах с образцами подписей главного бухгалтера или руководителя.
Что такое отчет кассира
Кассиру нужно составлять отчет каждый день (№ КО-4 «Кассовая книга»), на котором проставляется дата и номер листа кассовой книги, остаток на начало дня, номера кассовых ордеров, контрагенты или сотрудники, номер корреспондирующего счета и сумма цифрами. Пустые строки отчета, кассир перечеркивает буквой Z, указывает количество ордеров прописью и выводит остаток по кассе.
Полученную конечную сумму, уполномоченный сотрудник сверяет с фактическим остатком денежных средств. Далее кассир подписывает отчет и сдает его на проверку бухгалтеру. Если за день операций не было, то отчет кассира составлять не нужно. Если в организации работают несколько работников кассы, старший кассир заполняет книгу учета (№ КО-5) при передаче ему денег.
Процесс составления кассового отчета:
- Первые прикладываются по порядку приходные ордера;
- Потом расходные ордера, с подтверждающими документами, например, заявление на подотчет, платежная ведомость на выдачу заработной платы и прочее;
- Далее документы сшиваются.
Отчет кассира операциониста
Справка-отчет кассира-операциониста (№ КМ-6) оформляется в единственном экземпляре. В ней отражается информация о модели ККМ и ее заводском номере, фамилия и инициалы сотрудника, Z и Х-отчеты, показания сумм на начало и конец дня и оборот за день с вычетом сумм ошибочно пробитых чеков. Кассир-операционист подписывает форму и, вместе с вырученной суммой, сдает ее уполномоченному лицу или руководителю организации.
На основании справки-отчета составляется сводная форма о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (№ КМ-7).
Исправления в отчете кассира
Составление кассового отчета требует внимательности. Если кассиром была допущена ошибка, неправильные сведения работник аккуратно зачеркивает, а рядом пишет правильную запись, которую заверяют он и главный бухгалтер.
Если ошибка меняет обороты с остатком по кассе за день:
- Кассир перечеркивает весь отчет и пишет слово «аннулировано»;
- заполняет новый отчет с правильными данными;
- пишет заявление главному бухгалтеру об исправлении.
Кассовые документы разрешается вести как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем варианте уполномоченные лица ставят электронные подписи, после чего исправить документ нельзя.
Кассовая дисциплина
Ежедневно ответственный сотрудник должен:
- Сравнивать остаток суммы на конец дня и допустимый лимит по кассе;
- помнить об ограничении в 100 тысяч рублей для наличных расчетов между юридическими лицами (по одному договору);
- отслеживать, на какие цели выдаются денежные средства из кассы.
Несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и порядка работы с денежной наличностью, наказуемо штрафом, по статье 15.1 КоАП РФ, в размере 40 000 – 50 000 рублей для юридических лиц, и от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей.
Отчет кассира (бланк)
otchet_kassira.jpg
Похожие публикации
Кассовые операции оформляются документами по установленной форме и с соблюдением порядка их заполнения. При использовании ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, наряду с журналом кассира-операциониста КМ-4 и прочими учетными формами, утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, заполняется «Отчет кассира-операциониста» по форме № КМ-6. Требуется ли оформлять форму № КМ-6 тем, кто перешел на онлайн-кассы, и каков порядок ее заполнения, рассмотрим далее.
Справка-отчет кассира-операциониста и онлайн-касса
Первичные унифицированные формы по учету торговых операций, в числе которых форма № 6-КМ, были утверждены постановлением Госкомстата № 132. Справка-отчет кассира содержит показания контрольно-суммирующих счетчиков, сумму полученной за день или смену выручки, суммы возвратов наличных денег покупателям. Поскольку унифицированные бланки Госкомстата не являются теперь обязательными для применения, отчет кассира-операциониста может заполняться на бланке собственной разработки с соблюдением обязательных реквизитов. Отчет кассира, образец его заполнения, вы найдете в конце данной статьи.
Компании и ИП, применяющие онлайн-кассы, могут не заполнять унифицированные формы КМ-1 – КМ-9, утвержденные постановлением № 132, к числу которых относится и «Справка-отчет кассира» по форме КМ-6. Минфин РФ дал такое разъяснение в своих письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692 и от 04.07.2017 № 03-01-15/42314. Ведомство объясняет такой подход следующим образом: постановление Госкомстата № 132 не относится к законодательству о применении ККТ, состоящему из закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и нормативных актов, принятых в соответствии с этим законом, следовательно, применять постановление к онлайн-кассам не обязательно.
Необходимость заполнения отчета кассира-операциониста с введением онлайн-кассы отпадает и в силу технических причин: вся требуемая информация и показатели сохраняются в фискальном накопителе кассы, сформировать отчетность из которого не составит труда. Налоговики и вовсе получают информацию о кассовых операциях, совершенных через онлайн-ККТ, в режиме реального времени.
Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»
Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.
Кассир заполняет форму в следующем порядке:
- Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
- В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата – его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
- В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.
Далее следует заполнить порядковый номер, дату составления, начало и окончание времени работы – это реквизиты отчета кассира (бланк скачать можно ниже):
Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» – это таблица из десяти граф.
- Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
- Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
- Графу 4 заполнять не нужно.
- Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
- Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
- Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
- Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
- В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
- По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.
Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).
Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.
«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.
Ведение кассовой отчетности
Под кассой в бухгалтерском учете понимаются наличные деньги хозяйствующего субъекта. Ведение кассовой отчетности предусматривает оформление документации по выдаче и приему денежных средств. Перечень составляемых отчетов и требования к их содержанию жестко регламентируются на законодательном уровне. Нарушение установленных правил сопровождается административной ответственностью допустивших его специалистов и предприятия в целом.
Кассовые документы
Формирование кассовой отчетности предусматривает составление нескольких видов обязательных документов.
Кассовая книга
Кассовая книга – это документ, для заполнения которого используется форма КО-4. В нем фиксируются любые операции с наличными средствами путем регистрации так называемых «приходников» и «расходников». Под первым понимается приходный кассовый ордер, оформляемый при поступлении наличных в кассу. Второй, в свою очередь, используется для отражения операции по выдаче наличных средств.
Разрешается ведение кассовой книги в двух форматах – бумажном и электронном в режиме онлайн. Главное требование – регистрация производимых операций в четком хронологическом порядке.
Отчет кассира
Отчет кассира – это документ, выступающий второй частью кассовой книги. При ручном заполнении он оформляется при помощи копирки. При ведении кассы в электронном формате распечатывается в двух экземплярах.
Затем отчет кассира передается в бухгалтерию и хранится отдельно от кассовой книги. Это необходимо для обеспечения контроля над движением наличности на предприятии, так как исключает возможность подделки или исправления бухгалтерских документов.
Книга учета
Порядок и правила оформления кассовой отчетности предусматривают необходимость ведения книги учета в том случае, если в организации или ИП трудятся несколько кассиров. Для составления документа используется форма КО-5.
В книгу учета вносятся операции, совершаемые между старшим кассиром и его подчиненными. Точность и правильность заполнения документа подтверждается подписями каждого из указанных сотрудников.
Ведомость выдачи
Допускается два названия ведомости – расчетно-платежная или платежная. Документ составляется при выдаче денежных средств в виде заработной платы, стипендии, командировочных и других подобных выплат нескольким сотрудникам. Оформление документа упрощает работу кассира, так как не требуется заполнять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника.
Хранение документов
Помимо составления кассовой отчетности, другим важным требованием законодательства к хозяйствующим субъектам выступает необходимость хранения документации, используемой для учета обращения наличных средств на предприятии. В соответствии с правилами, действующими в 2019 году, минимальный срок хранения кассовых документов составляет 5 лет. Данное требование в равной степени относится к обоим видам отчетности – и бумажной, и электронной.
Учет кассовых операций
Совершение любой операции с наличными деньгами требует документального оформления. Для этого используются уже упоминавшиеся кассовые ордера, приходные и расходные, а также ведомости выдачи.
Обязательным требованием при их заполнении выступает подтверждение правомочности совершаемой операции подписями руководителя предприятия и главбуха. При составлении кассовых ордеров денежная выдаваемая или получаемая денежная сумма указывается как цифрами, так и прописью. Каждый оформленный документ отражается в журнале регистрации.
Кассовая дисциплина
Под кассовой дисциплиной понимается выполнение хозяйствующим субъектом нормативов и правил, регламентирующих наличное обращение денежных средств. Основными требования в этой сфере выступают:
- лимиты на выдачу подотчетных средств;
- общий лимит предприятия по кассе;
- ограничение на размер наличных расчетов;
- оформление предусмотренной законодательством кассовой отчетности.
Контроль над выполнением правил кассовой дисциплины возложен на ИФНС. При выявлении нарушений предусматривается административная ответственность, составляющая в 2019 году 4-5 тыс. руб. (для ИП и ответственных сотрудников предприятия) или 40-50 тыс. руб. для фирмы в целом.
Компания «БАЛИОТ» предлагает комплекс бухгалтерских услуг, включая ведение кассовой отчетности. Штат специалистов с большим опытом работы на аутсорсинге гарантирует клиентам четкое соблюдение требований законодательства и своевременное оформление необходимой первичной документации.
Правила заполнения справки отчета кассира операциониста форма КМ-6 – бланк и образец для скачивания
Документ, составленный по форме КМ-6, известен как справка-отчет кассира.
В бланке отражается общая сумма денежных средств за одну смену или за один день и сведения счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники).
