Проверка трудовой инспекции практические рекомендации для работодателя

Проверка трудовой инспекции – к чему готовиться?

Проверка трудовой инспекции, особенно проводимая на предприятии впервые, может вызвать много вопросов и опасений. Какие документы готовить, что вправе делать инспектора? Об этом расскажем в статье.

Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ

Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.

Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).

Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.

Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):

1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.

2. Поступление в инспекцию:

информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.

3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.

Плановая проверка ГИТ – что проверяют инспекторы?

Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.

Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.

Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).

Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).

Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:

надлежащее оформление трудовых отношений;
обучение по охране труда
своевременность и полнота оплаты труда;
предоставление компенсаций и гарантий и т. д.

На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.

План проверок Роструда в 2018 году — где взять?

Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.

Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.

ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).

План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:

1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:

трудовые книжки и вкладыши;
трудовые договоры и дополнительные соглашения.

2. Книга учета движения трудовых книжек.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.

4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.

5. Обязательные локальные нормативные акты:

правила трудового распорядка;
положение о защите персональных данных;
положение, устанавливающее оплату труда, доплаты, надбавки и премии.

6. Коллективный договор (при наличии).

7. Обязательные кадровые документы:

штатное расписание;
табель учета рабочего времени;
личные карточки;
должностные инструкции;
график отпусков;
график сменности.

8. Форма расчетного листка.

9. Медицинские книжки.

10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)

11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).

12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).

13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).

14. Журнал учета мероприятий по контролю.

Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.

Границы внепланового контроля Роструда

В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).

Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.

Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:

сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
данные о состоянии травматизма на предприятии;
акты о расследовании несчастных случаев и т. д.

ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.

В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.

Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок

Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

Как ответить на запрос трудовой инспекции?

Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).

Трудовая инспекция не вправе требовать:

оригиналы документов и их нотариально заверенные копии;
документы, которые она может получить в порядке межведомственного взаимодействия.

В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.

Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558.

Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.

Права инспекторов ГИТ при выездной проверке

Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.

Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.

При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):

при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
беседовать с сотрудниками предприятия;
на месте выдавать предписания;
запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.

Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.

Проверка трудовой инспекции – к чему готовиться и как?

Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:

в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
оперативном устранении нарушений.

С 2018 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.

Читать еще: Капитал гос и муниципальных унитарных предприятий

Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:

листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.

Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.

Итоги

Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Автор: Алена Тулякова

Трудовая инспекция, как, впрочем, и любая другая проверяющая организация, может навещать компании либо по заранее составленному графику (это плановые проверки), либо внезапно (проверки внеплановые). Теоретически, плановые мероприятия проводятся не так уж и часто — один раз в два года. Но на практике не каждая фирма, существующая лет пять–семь, может припомнить, когда к ней приходил так называемый трудовой инспектор и приходил ли вообще. Сотрудников не хватает — признаются инспекторы. Впрочем, для внеплановых проверок люди почему–то всегда находятся.

Фокус в том, что внеплановые проверки проводятся либо в ответ на жалобы недовольных работников, либо по инициативе других государственных органов, например прокуратуры. Оставить без внимания такие «сигналы» инспекция труда не может.

Что связывает инспекцию труда с прокуратурой? Да хотя бы несчастный случай, который может произойти в любой компании (ровно это мы наблюдаем сегодня в связи с трагическими событиями во Владивостоке, где в результате пожара в бизнес–центре погибли несколько человек). Если в результате такого события, происшедшего в рабочее время, пострадал работник фирмы, врачи обязательно поставят в известность прокуратуру и инспекцию труда, которая придет выяснить, в каких условиях трудился сотрудник и почему произошло несчастье. Кстати, внеплановые проверки могут проходить в любое время, даже на следующий день после окончания планового мероприятия.

Плановые проверки могут быть целевыми, комплексными и совместными. В ходе целевых инспектор будет изучать не все документы фирмы, а какой–то один участок. Скажем, все, что касается начисления и выплаты зарплаты. Во время комплексного мероприятия, напротив, исследованию будут подвергнуты не только все документы, но и условия труда работников. Ну, а совместные проверки инспекция труда может проводить вместе с налоговиками, сотрудниками Фонда социального страхования или Пенсионного фонда. Максимальный срок проведения плановой проверки — месяц, но на деле она обычно занимает не более одного–двух дней в небольших компаниях и неделю в крупных организациях.

Появившись в организации, трудовой инспектор должен предъявить свое служебное удостоверение и распоряжение на проверку, заверенное печатью и подписью руководителя. В распоряжении должны быть указаны: название вашей фирмы, дата начала проверки и фамилия проверяющего, которая, естественно, должна совпадать с фамилией человека, предъявившего вам удостоверение. Если с проверкой пришли несколько инспекторов, то все они должны быть указаны в распоряжении.

Обратите внимание: если в распоряжении не назван вопрос проверки, то оно не действительно.

Нарушил? Исправляй!

Естественно, в ходе любой проверки инспектор найдет хоть какое–то нарушение. Даже если организация тщательно готовилась к этому мероприятию (о том, какие документы может потребовать проверяющий, «Бизнес-журнал» писал в № 23 за 2005 год. — Прим. ред.). Но даже точное соблюдение всех норм, скорее всего, не поможет. Хоть маленькое нарушение, да будет выявлено: такая уж у инспектора работа.

Вообще–то говоря, опытные кадровики и бухгалтеры специально оставляют «на виду» небольшие недочеты: проверяющий тут же находит их и получает возможность быстро выполнить свою работу, то есть добиться результата.

В любом случае, обнаружив в ходе проверки какое–либо нарушение, инспектор выносит предписание об его устранении. В этом документе должна быть указана дата его составления, описано обнаруженное нарушение со ссылкой на закон, который вы проигнорировали или соблюли не полностью, а также — что конкретно инспектор предписывает исправить. Кроме того, чиновник обязан указать срок, в течение которого вы должны устранить нарушение, и сообщить о выполнении предписания в трудовую инспекцию. Инспектор, которому вы доложите о сделанном, может поверить на слово. Но может и навестить повторно — с контрольной проверкой. Кстати, рекомендуем предписания трудовиков, как, впрочем, и других проверяющих, не игнорировать: в этом случае повторный визит инспектора просто гарантирован.

Кроме предписания об устранении нарушений, которое в исключительных случаях (когда эти самые нарушения не выявлены) не составляется, инспектор по результатам проверки в обязательном порядке готовит акт о проведении мероприятия. Составляется этот документ в двух экземплярах, один из которых (с оригинальными подписями!) остается в организации. Подписывая акт, обратите внимание: в нем должен быть приведен полный перечень документации, которую изучал инспектор при проверке, и так же подробно описаны все выявленные нарушения. Если у вас есть замечания — укажите их прямо в акте.

Многие кадровики отмечают, что во время плановых проверок инспекторы зачастую стараются не столько выявить нарушения (и, конечно, они не закроют на них глаза), сколько предоставить организации практические советы и рекомендации. Инспекторы — тоже люди, и при взаимопонимании вполне могут подсказать, как исправить ситуацию. Кстати, в данном случае мы вовсе не имеем в виду взятки. Вот что рассказала сотрудница самарской инспекции труда: «Вы знаете, инспектор тоже ведь человек. У него могут быть проблемы. Может быть плохое настроение. Вот и подумайте, как я отнесусь к организации, в которой меня встречают доброжелательно, разговаривают с улыбкой, и к фирме, где с порога начинают хамить и указывать на мои обязанности? Я не говорю, что при проверке нельзя защищать свои права, если инспектор что–то нарушает. Но, пожалуйста, делайте это вежливо. Тогда и я помогу вам и подскажу, а не отнесусь формально».

В общем, даже при нелегких проверках человеческие взаимоотношения еще никто не отменял.

Меня посадят?!

В принципе — могут. Но о самом страшном — чуть позже. В большинстве же случаев за нарушение требований законов о труде директора организации могут привлечь, скорее, к административной ответственности, предусмотренной КоАП РФ. Для этого инспектор составляет протокол, в котором указываются фамилия проверяющего, название организации, фамилия руководителя, нарушение, обнаруженное во время проверки. К протоколу прилагаются объяснительные должностных лиц.

После подготовки всех этих документов инспектор может вынести постановление о назначении административного взыскания в виде штрафа. Рассмотрение дела должно произойти не позднее 15 дней после составления протокола (о времени и месте организацию обязаны известить заранее). Но постановление будет принято в любом случае, даже если представитель организации не явится на рассмотрение. Копию постановления чаще всего выдают сразу после заседания, но могут и отправить почтой в течение трех дней. Если компания с решением не согласна, его можно обжаловать.

Штрафа за нарушение трудового законодательства можно избежать, если нарушения малозначительны или если виновный (например, руководитель фирмы) в данный момент отсутствует, например находится в отпуске или болеет. В этом случае инспектор выпишет предписание устранить выявленные нарушения и этим ограничится. Если же виновное лицо присутствует при проверке, то размер штрафа можно попытаться уменьшить, доказав инспектору, что все возможные последствия нарушений уже предотвращены, что вы раскаиваетесь, совершили нарушение впервые, да еще и под влиянием тяжелых личных обстоятельств. При наличии подобных смягчающих вину причин инспектор имеет право штраф снизить.

Впрочем, далеко не за все нарушения инспектор может привлекать руководство компании к ответственности. Так, за нарушения, предусмотренные статьями 19.5 и 5.42 КоАП РФ, привлечь к ответственности может лишь суд. Судья может назначить наказание не только в виде штрафа, но и дисквалифицировать руководителя организации: подразумевается, что виновный не сможет работать на руководящих должностях в течение времени, которое установит суд. Чаще всего дисквалификация применяется в тех случаях, когда нарушение совершено уже не в первый раз.

Ну, а теперь, как и обещали, о страшном. Существуют нарушения трудового права, за которые предусмотрена не административная, а уголовная ответственность. Например, в случае необоснованного увольнения или отказа в приеме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей до трех лет, руководителя организации могут оштрафовать на 200 000 рублей или даже привлечь к обязательным работам на срок до 7,5 суток. Наказание, согласно Уголовному кодексу, предусмотрено и для тех руководителей, которые не выплачивают заработную плату своим работникам в течение двух и более месяцев. Правда, такое наказание возможно только, если будет доказано, что директор компании действовал в корыстных целях. Привлечь главу фирмы к уголовной ответственности могут и в случае нарушения организацией правил охраны труда, особенно, если эти нарушения повлекли причинение вреда жизни и здоровью работника. Наказания он может избежать только, если будет доказано, что нарушение произошло по неосторожности какого–либо другого должностного лица, ответственного за соблюдение этих правил. Правда, тогда суд может наказать их обоих.

Дайте жалобную книгу!

По итогам проверки недовольная действиями или решениями инспектора организация может обратиться либо с жалобой к его руководителю (чтобы обжаловать действия самого проверяющего), либо в вышестоящий орган (чтобы обжаловать акты и решения проверяющего). Жалоба составляется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны: фамилия должностного лица, которому она подается, или наименование вышестоящего органа, полные сведения о вашей организации (включая ИНН и юридический адрес), дата проверки, фамилия инспектора и ссылки на нарушенные, по вашему мнению, законы. Главное при составлении жалобы — конкретные факты, подкрепленные ссылками на законодательство и копиями документов, подтверждающих ваши требования. Жалобу нужно либо отнести лично (попросив обязательно ее зарегистрировать), либо отправить по почте заказным письмом с уведомлением. После рассмотрения ваше ходатайство могут удовлетворить полностью или частично, или же отказать в удовлетворении жалобы. Но любой отказ можно обжаловать в суде.

Читать еще: Хлебобулочные изделия структура предприятия

Если вы хотите обжаловать действия инспектора, акт проверки, то необходимо составить исковое заявление и заплатить госпошлину. Если же вы обжалуете постановление о привлечении к административной ответственности, то нужно написать жалобу. Госпошлина в этом случае не уплачивается. Эти документы подаются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. Рассмотрев дело, суд принимает решение. Решение по иску о признании недействительным акта вступает в силу немедленно, по иску о недействительности постановления — через 10 дней, по другим искам — через месяц. Если вас не устраивает решение суда, его можно обжаловать в апелляционной или кассационной инстанции.

Посещать, изымать, требовать.

Инспектор труда имеет право*:

беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать в целях проведения инспекции работодателей и организации всех организационно–правовых форм и форм собственности;

запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и получать от них информацию, объяснения, документы, необходимые для выполнения надзорных функций;

изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ при уведомлении об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;

требовать отстранения от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знаний требований охраны труда;

запрещать использование не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих требованиям охраны труда средств индивидуальной и коллективной защиты работников;

предъявлять работодателям обязательные для исполнения предписания об устранении обнаруженных нарушений требований трудового законодательства;

приостанавливать работу организаций или их подразделений, оборудования при выявлении нарушений требований охраны труда, которые создают угрозу жизни и здоровью работников, до устранения таких нарушений (обжаловать такие предписания работодатель может в течение 10 дней);

направлять в суды требования о ликвидации организаций или их структурных подразделений при наличии заключений государственной экспертизы условий труда о нарушении требований охраны труда.

* В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса.

Примечание: Точка зрения авторов публикаций необязательно совпадает с мнением редакции.

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция

Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) бывают плановые и внеплановые. Перечень запланированных проверок утверждается в конце года и выкладывается в свободном доступе на сайте трудовой инспекции и прокуратуры. Плановые проверки бывают выездными и документарными. Процедура, как подготовиться к проверке трудовой инспекции, от этого не меняется: проверять в обоих случаях инспекторы вправе все документы охраны труда, кадрового учета и оплаты труда.

Проверки проводят по регламенту

С 22.10.2019 начинает действовать Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160. Документ уточняет, что проверяет трудовая инспекция в 2019 году, за что и какие штрафы положены.

Регламент написан по нормам Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ о защите прав предпринимателей при осуществлении государственного и муниципального контроля и Постановления Правительства от 01.09.2012 № 875, потому никаких новых правил не вводит. Но с ним следует ознакомиться, чтобы понять, что трудовая инспекция при плановой проверке проверяет, а какие моменты опускает.

Как заявлено в регламенте, проверки включают контроль:

обязательных требований, в том числе касающихся охраны труда;
процедуры выплаты зарплаты, отпусков, расчетов при увольнении;
доступности условий работы для инвалидов;
выполнения ранее выданных предписаний.

Чтобы подготовиться к проверке ГИТ, работодателям следует изучить тот раздел административного регламента, где описано, какие есть полномочия у представителей ГИТ при плановой проверке и незапланированном визите. Опуская традиционные права по запрашиванию документов и расследованию несчастных случаев, сотрудники Роструда имеют возможность:

изымать для анализа образцы материалов и веществ, предварительно уведомив об этом работодателя;
направлять в суды требования о ликвидации или прекращении деятельности организаций (их структурных подразделений) из-за нарушения требований охраны труда;
запрещать использовать средства индивидуальной и коллективной защиты, если они не соответствуют обязательным требованиям;
выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных норм и возмещении вреда пострадавшим работникам;
беспрепятственно в любое время суток приходить с проверками к работодателям при предъявлении удостоверений.

По общим правилам, продолжительность проверки Роструда — не более 20 рабочих дней. Проверять малое предприятие допустимо в течение 50 часов в год, а плановая выездная проверка микропредприятия должна длиться не более 15 часов в год.

Этап 1. Что готовить на проверку

ГИТ перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их на блоки по темам:

Уставные документы.
Документы по оплате труда.
По кадровому учету:
- трудовые договоры и доп. соглашения;
- штатное расписание и изменения к нему;
- графики отпусков;
- приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
- личные карточки;
- трудовые книжки и журналы их учета;
- локальные нормативные акты (ЛНА).
По охране труда (ОТ):
- регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
- инструкции по ОТ;
- журналы вводного и первичного инструктажа;
- документы по медосмотрам, обучению;
- карточки выдачи средств защиты и др.
Документы на иностранных работников.

Список иногда расширяют в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы заставляет поволноваться даже опытных специалистов, и подготовка к плановой проверке трудовой инспекции на 2019 год — обязательный момент для каждого кадровика. На что инспекторы обращают особое внимание? Самые проверяемые моменты:

Задолженность по зарплате — наличие или отсутствие.
Своевременность выплат заработной платы, отпускных, пособий.
Наличие и содержание трудовых договоров.
Наличие графика отпусков и его исполнение.
Правильность оформления увольнений и расчета.
Трудовые книжки — наличие и правильность оформления.
Правила трудового распорядка и ЛНА, связанные с оплатой труда.
Документы по специальной оценке условий труда (в случае ее проведения).
Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия или отсутствия вредных условий, производственных травм и т. д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала убедитесь, что у всех работников они есть. Затем проверьте содержание договоров, наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ . К основным условиям относятся:

Место работы.
Трудовая функция.
Размер оплаты и даты выплат.
Дата начала работы.
Характер работы.
Условия труда на рабочем месте.
Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, составьте дополнительные соглашения и внесите недостающую информацию.

Это не все мероприятия, как подготовиться к проверке Роструда. Очередной шаг — проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников, и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены в оплате труда, должности, условиях труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА — Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

Порядок приема, перевода и увольнения.
Права и обязанности работника и работодателя.
График работы, рабочее время и время отдыха.
Оплата труда и поощрения.
Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, положение об оплате труда или иной ЛНА ответит на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. Положение о командировках, например, запрашивают, если в организации увеличены суточные выплаты. А вот регламент внешнего вида специалиста, положение о документообороте и т. д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.

И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойдите к нему максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
Документы, подтверждающие обучение руководства и специалиста правилам ОТ.
Должностная инструкция специалиста по ОТ.
Инструкции по охране труда.
Журнал вводного инструктажа.
Программа вводного инструктажа.
Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).

Читать еще: Как читать графики бинарных опционов

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют первичный и периодический инструктажи и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении и договор с организацией по СОУТ, проверяющие не будут наказывать за отсутствие спецоценки. В обратном случае вам грозит штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов — восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, проверьте и его.

Этап 9. Подведение итогов

Подготовили для вас общий перечень документов для проверки трудовой инспекцией, чтобы еще раз проконтролировать готовность к визиту инспекторов.

Документы по оплате труда

расчетные листки;
больничные.

По кадровому учету

трудовые договоры и доп. соглашения;
штатное расписание и изменения к нему;
графики отпусков;
приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
личные карточки;
трудовые книжки и журналы их учета;
локальные нормативные акты (ЛНА).

По охране труда (ОТ)

регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
инструкции по ОТ;
журналы вводного и первичного инструктажа;
документы по медосмотрам, обучению;
карточки выдачи средств защиты и др.

Документы на «особых» работников: иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних

договоры;
приказы;
положения о гарантиях и компенсациях.

Напомним, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней.

Не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до получения предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы вправо обжаловать решение ГИТ в суде. Только после его решения станет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе и надо ли платить.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
жалоба работника на нарушение трудовых прав;
запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

Проверка кадровых документов.
Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

учредительные документы;
коллективный договор;
все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
табели расчета зарплаты;
больничные листы;
график отпусков;
личные карточки;
приказы о назначении на должность;
трудовые книжки;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
положение об оплате труда и премировании;
положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
меры безопасности при проведении работ;
обеспечении работников средствами защиты;
организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.