Ремонт в офисе налоговая проверка

Налоговая проверка

Что делать, если в дверь постучал налоговый инспектор?

Налоговая проверка, пожалуй, самая неприятная процедура для любого бизнеса. Особенно если она застает предпринимателя врасплох. Как подготовиться к ней и успешно ее пройти?

Как избежать внеплановой налоговой проверки?

Думайте как налоговая

Задача ФНС — с наибольшей вероятностью определить злостного налогового неплательщика. Как это делается? Основных четыре метода:

I. Математическая модель налогоплательщика. Анализирует виды деятельности организации, денежный оборот по расчетному счету, наличие филиальной и торговой сети, численность работающих, операции с наличностью, активы предприятия и др. Все это позволяет с точностью до 5-10% определить реальный доход от бизнеса и понять, насколько эти цифры отличаются от тех, которые вы указали в бухгалтерской отчетности.

II. Налоговый портрет налогоплательщика. Что смотрят? Объем, детализацию и регулярность уплачиваемых налогов, попытки возмещения уплаченного в бюджет НДС, уровень официальных зарплат сотрудников, результаты предыдущих камеральных и выездных налоговых проверок, попытки внесудебного и судебного урегулирования налоговых споров. Полученные данные сравниваются с показателями компаний, занимающихся аналогичной деятельностью, но признанных добросовестными налогоплательщиками.

III. Юридический портрет налогоплательщика. Проверяют, где находится фирма, соответствует ли этот адрес юридическому и почтовому, есть ли у фирмы необходимые разрешительные бумаги?

IV. Деловой портрет налогоплательщика: торговые, производственные помещения, склады, офисы, наличие и содержимое интернет-сайта, рекламы в открытых источниках, медиаактивность, интенсивность и подробность деловой переписки, место компании в рейтингах, деловая и кредитная репутации компании, ее собственников и топ-менеджеров.

В результате специалисты ИФНС могут с высокой точностью определить сумму поступлений от добросовестного налогоплательщика. И если цифры, которые «выведут» налоговики, более чем на 20-25% отличаются от ваших, вы с вероятностью в 90% попадете в список выездных проверок на ближайший год.

Заранее проверяйте своих контрагентов

Самая частая претензия со стороны ФНС — работа с фирмами-однодневками или уход от налогов. Приготовьте доказательства того, что вы проверили компанию на «добросовестность»:

• ознакомились с ее уставом, учредительным договором, образцами договоров, лицензиями и иными разрешительными документами, образцами продукции, описанием услуг и т д.;
• встречались с руководством фирмы-партнера (вплоть до приложения к протоколу встречи фотографий и видеозаписей), убедились, что учредители, гендиректор и главбух не являются «массовыми»;
• вели протоколы переговоров и подробную интенсивную деловую переписку (оферты, акцепты оферт, спецификации товара, описание услуг и т п.).

Лайфхак: как не попасться на крючок фирмы-однодневки?

1. Перед началом работы знакомьтесь с первичными регистрационными документами контрагента. Перед подписанием основного договора составьте и подпишите соответствующий протокол. Это будет дополнительным свидетельством вашей налоговой добросовестности.

2. Проверяйте соответствие печатей и подписей. Необходимо быть уверенным в том, что печать и подпись — подлинные, что они совпадают с соответствующими образцами (как правило, образцами в банковской карточке, копию которой можно попросить предоставить). Несоответствие подписей или печати делает документ юридически ничтожным.

3. Активно используйте возможности электронного документооборота. Использование электронного инструментария «однодневками» по ряду технических причин невозможно или крайне затруднительно.

4. Проверяйте сквозную нумерацию счетов-фактур, договоров и прочих документов. Несовпадение их номеров на первых и вторых экземплярах существенно увеличивает риск доначислений при проверке. Если счет-фактура, на основании которого НДС принимается к зачету, будет признан при проверке неправильно оформленным, он будет аннулирован.

5. Финансово-хозяйственные документы должны быть подписаны должностными лицами предприятия, имеющими право подписи. Если документы подписываются сотрудниками, не имеющими права подписи, то такие документы считаются юридически ничтожными. Следует проверить действительность полномочий лиц, назначаемых приказом или решением учредителей (акционеров). Может оказаться, например, что полномочия генерального директора закончились три месяца назад и не продлены решением общего собрания акционеров. Данная ситуация, кроме рисков бизнеса, несет в себе риски налоговых доначислений, если договор с вашим контрагентом носил характер затрат, включенных в себестоимость вашей продукции (услуг).

6. Избегайте систематической непрофильной деятельности вашей компании, навязываемой вашими бизнес-партнерами. Например, партнер вашей строительной компании, будучи сам добросовестным налогоплательщиком, предлагает, ссылаясь на общую необходимость снижения издержек, «прокрутить займы» для уменьшения суммы НДС в текущем квартале и поделиться полученной выгодой. Или вам предлагают стать участником тендера «с гарантией победы», но при этом выполнить несвойственные вашей компании функции агента, то есть фактически стать на время транзитной фирмой для денежного потока. Подобные варианты чреваты проверками как со стороны налоговой, так и МВД.

7. Ориентируйтесь на отзывы и рекомендации заслуживающих доверия бизнес-партнеров вашего контрагента и банка, работающего с ним.

8. Изучайте отзывы о данной компании в интернете и других открытых источниках.

• Как долго и насколько успешно она работает на рынке?
• Входит ли в профессиональные ассоциации?
• Имела ли проблемы с государственными структурами и контрольными органами?

Проводите собственные проверки

Пригласите аудитора, который в течение года несколько раз проверит бухгалтерскую отчетность, разъяснит порядок исчисления и уплаты налогов и подскажет, как своевременно устранить ошибки в отчетности и распознать «схемные» налоговые риски.

Соответствуйте ожиданиям налоговой

В отношении каждого налогоплательщика ФНС имеет свой план по сбору налогов, и организация должна соответствовать его минимальным показателям, в крайнем случае не дотягивать до них 10%. Важно поддерживать у налоговиков убеждение, что вы небогатый, но добросовестный налогоплательщик.

С точки зрения приоритетности по отраслевым показателям:

• на первом месте традиционно НДС;
• на втором — страховые сборы с фонда заработной платы;
• далее — налог на прибыль, НДПИ, налог на имущество, подоходный налог.

Как понять, что грядет налоговая проверка?

Поступают запросы о движении средств по расчетному счету

Налоговые инспекторы могут использовать информацию о динамике входящих и исходящих платежей при определении соответствия предприятия отраслевым налоговым показателям, а также для определения уровня его налоговых рисков.

Поступают запросы к контрагентам

Инициируя запросы о предоставлении документов, подтверждающих деятельность, к контрагентам, отдел предпроверочного анализа ИФНС готовится к вынесению рекомендации о выездной или камеральной проверке вашей компании.

Звучат требования к контрагентам о встречных проверках

Это прямой сигнал о том, что решение о проверке вашего предприятия в ИФНС уже принято.

Ваш расчетный банк систематически требует предоставить информацию (договоры, счета, счета-фактуры, накладные и т п.), подтверждающую правомерность входящих и исходящих платежей

Скорее всего, служба финансового мониторинга банка заинтересовалась вопросами законности деятельности вашей фирмы и уже передала запрос о проведении проверки в Росфинмониторинг и параллельно в налоговый орган.

Вас вызвали в налоговую инспекцию для дачи объяснений по хозяйственной деятельности

Это одно из предпроверочных или «психологических» мероприятий, имеющих цель заставить налогоплательщика платить больше налогов, чем сейчас (вызов «на комиссию»). Достаточно часто протокол подобной беседы становится основанием для вынесения постановления о проверке.

Как подготовиться к налоговой проверке?

Приведите первичную документацию организации в соответствие с документацией контрагентов

На предприятии и у контрагентов первые и вторые экземпляры документов должны быть одинаковыми, на них должны иметься идентичные подписи, печати и одинаковая нумерация.

Оповестите всех контрагентов организации о том, что к ним, возможно, придет встречная проверка

Они должны быть готовы выйти на нее, чтобы подтвердить факт хозяйственной деятельности. Если подтверждения нет, то перечисленные им средства, отнесенные на затраты, будут признаны чистой прибылью предприятия — с доначислением НДС, налога на прибыль, пеней и штрафов. Предупреждая контрагентов, вы можете надеяться, что при запросе налоговых органов они тоже предупредят вас.

Приведите в соответствие почтовый, юридический и фактический адрес предприятия

Нужно либо внести изменения в учредительные документы и привести юридический адрес в соответствие с фактическим, либо встать на учет по месту нахождения организации.

Подготовьте офис к визиту налоговиков

Там должны находиться только те документы, наличие которых юридически обоснованно и законно. Необходимо по максимуму ограничить информацию, которая будет поступать к налоговикам. Лишних сведений на бумажных и электронных носителях, а также печатей и штампов, не имеющих отношения к деятельности предприятия, быть не должно.

Выделите для проверяющих отдельное помещение

Все требуемые документы нужно приносить туда. Нельзя допустить, чтобы инспектор свободно ходил по офису, беседовал с любым сотрудником, заглядывал во все компьютеры. Иначе поток получаемой им информации станет неконтролируемым. Организуйте проверяющим «чайный столик» в том же помещении, где они находятся.

Подготовьте сотрудников к визиту налоговиков

Персонал должен знать, что нужно говорить инспекторам, внятно объяснять, чем занимается ваша компания. Лучше, чтобы с налоговиками общался бухгалтер, имеющий опыт прохождения выездных налоговых проверок. Постарайтесь исключить возможность общения с проверяющими остальных сотрудников.

Пригласите налогового консультанта, юриста или адвоката

Они будут защищать ваши права и налоговые интересы, следить, чтобы проверка шла так, как необходимо вам. Опытный налоговый адвокат позволит найти правильный баланс отношений между проверяющими и проверяемыми.

Если сотрудников вызовут для дачи объяснений, их слова не должны противоречить друг другу и сведениям в официальных документах

У персонала могут спрашивать, например, какого числа и в каком размере выплачивается зарплата, чтобы затем сравнить ответ с суммами в ведомостях.

Будьте готовы к участию в проверке экспертов

Налоговики имеют право привлекать экспертов: юристов, бухгалтеров, оценщиков, отраслевых экспертов и т д. Экспертиза назначается в случае, если для разъяснения возникающих вопросов требуются специальные знания в науке, искусстве, технике или ремесле. Как показывает арбитражная практика, такими основаниями может быть необходимость:

• установить подлинность документов;
• восстановить документ;
• уточнить рыночную стоимость товаров, работ, услуг;
• определить, соответствуют ли материалы, компоненты, которые используются в фирме, объему продукции или технологии ее производства;
• определить, какие ремонтно-строительные работы были выполнены (капитальный ремонт, текущий ремонт, реконструкция).

В проведении проверок могут быть задействованы и свидетели

В качестве свидетеля для дачи показаний может быть вызвано любое физическое лицо, которому могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для осуществления налогового контроля. Показания свидетеля заносятся в протокол, однако с протоколом может знакомиться только лицо, давшее показание. Налогоплательщик может ознакомиться с таким протоколом только после вручения ему акта налоговой проверки.

Павел Гагарин, председатель совета директоров аудиторско-консалтинговой группы «Градиент Альфа»

Проверка налоговиками расходов на ремонт

В ходе хозяйственной деятельности много налогоплательщиков совершают определенные ремонтные работы. Работы привлекают внимание налоговиков, но не играют роли «красной тряпки» вроде безденежных расчетов, возвратного лизинга или маркетинговых или консалтинговых договоров. Налоговики проверяют работы в случае если затраты на ремонт составляют внушительный процент в расходах по налогу на прибыль.

Если говорить проще, то факт проверки существования ремонтных работ мало чем отличается от проверки существования операций по другим сделкам на столь же крупные суммы. Алгоритм проверки заключается в двух основных этапах:

• Проверка контрагента на аффилированность;
• Проведение мероприятий налогового контроля и сбор доказательств, подтверждающих нарушение (в случае подозрений).

Из этого следует, что безосновательно ни один профессиональный налоговик не будет устраивать проверки и экспертизы. Для этого должны быть веские причины. Экспертизу же вообще имеют право назначать только лишь по очень крупным суммам и когда инспекция полностью уверена в своей правоте. Из банального любопытства экспертизу назначать никто не будет. Эти факты и определяют работу проверяющих в данной сфере.

Уже упоминалось о том, что налоговики в первую очередь будут выявлять факт недобросовестности контрагента, а уже позже собирать остальные доказательства. Для опровержения факта существования ремонта у налоговиков есть три инструмента, но использование всех трех инструментов крайне проблематично.

Рассмотрим некоторые инструменты налоговиков, которыми они пользуются во время проверок на отсутствие ремонтных работ. О выявлении фирм-однодневок речь не будет идти, что бы не уходить далеко от темы проверки договоров. После того, как налоговики выявили потенциальную недобросовестность контрагента, который проводит ремонт, начинается работа по сбору доказательств и параллельно проводятся работы по выявлению факта отсутствия ремонтных работ. Ниже приведены примеры трех мероприятий, которые производятся налоговиками по выявлению факта отсутствия работ в нужной последовательности.

Первый – допросы свидетелей, которые проводятся в соответствии с регламентом проведения мероприятий.

Этот самый эффективный способ, которым пользуются налоговики, в случае если ремонт по документации был масштабным. Грамотная организация допросов сотрудников проверяемой организации с участием милиции позволяет получить ценные показания о том, что ремонтные работы отсутствовали. Имеет смысл также допросить сотрудников контрагента по факту осуществления работ по необходимому адресу.

Однако следует учесть, что при таком способе необходимо опрашивать каждого сотрудника компании, что является весьма затруднительным, так как после первых опросов налогоплательщик может произвести разъяснительную беседу со своими подчиненными. Поэтому налоговикам имеет смысл применять некоторые хитрости. В частности налоговики могут вызывать сотрудников повестками на домашний адрес без уведомления руководства фирмы. При допросе главный вопрос о наличии/отсутствии работ оставляется на последок. Чаще всего в начале спрашивают о том, когда сотрудник устроился на работу, как нашел компанию, где находился во время проведения ремонта, кто является непосредственным начальником, получал ли допрашиваемый премии и т.д.

Отсеяв лишние вопросы инспектор уже представляет перед собой картину, где находилось рабочее место допрашиваемого и проводились ли там ремонтные работы. Сотрудник же вряд ли четко сможет объяснить работодателю, что от него хотели на допросе. Чаще всего сотрудник сообщают начальству о том, что допрос касался трудовых обязанностей и графика работы сотрудников компании.

Второй – осмотр, который провидится в соответствии с регламентом проведения мероприятий налогового контроля.

После получения необходимых свидетельств налоговики переходят к проведению осмотра. Однако если учесть, что выездная налоговая проверка провидится раз в три года и на глаз определить наличие /отсутствие ремонтных работ пару лет назад вряд ли представляется возможным, естественно, если в здании не сохранился ремонт с перестроечных времен. Но и в последнем случае налоговик не может законодательно объяснить факт отсутствия ремонтах работ. Поэтому при сборе доказательств это мероприятие нужно только для проведения фотосъемки с последующей передачей снимков эксперту.

Третий – экспертиза, которая проводится в соответствии с регламентом проведения мероприятий налогового контроля.

Главным козырем среди потенциальных доказательств налоговиков является экспертиза. Однако налоговика добиться ее сложно, так как бюджеты на проведение мероприятий такого рода несколько ограничены и на эти деньги существует своеобразная конкуренция. Именно поэтому налоговики проводят допросы свидетелей, чтобы обосновать необходимость проведения экспертизы.

Подводя итоги, следует сказать, что налоговики по договорам на ремонт начинают проверять факт самих работ только после получения информации о недобросовестности контрагента. Также следует учесть, что проверка договоров по ремонту не ограничивается проверкой добросовестности контрагента и факта существования ремонта.

Выездная проверка вне офиса: есть ли смысл принимать налоговиков за пределами компании?

Автор: Вадим Чимидов
руководитель Департамента налоговой практики и арбитражных споров (WiseAdvice Consulting Group)

По общему правилу выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика или в самой ИФНС. Третьего законом не дано. Но мы знаем про этот секретный третий вариант: прием выездной проверки в офисе компании – провайдера бухгалтерский услуг. О плюсах и минусах выездной проверки в офисе аутсорсера читайте в нашей статье.

В статье 89 Налогового кодекса, которая регламентирует проведение выездной проверки, четко указано, что ВНП проводится в помещении налогоплательщика. Под помещением налогоплательщика понимается в первую очередь его юридический адрес. Если налогоплательщик не может предоставить помещение, стол и стул налоговому инспектору, в таком случае ВНП должна проводиться на территории налогового органа, то есть в ИФНС.

Какие аргументы не остановят налоговиков

Отказ арендодателя принимать на своей территории выездную проверку компании-арендатора, сложная пропускная система – это не аргументы для объяснения невозможности принять инспекторов в арендуемом офисе, поскольку существует ответственность за недопуск налоговиков в проверяемую организацию.

Зачастую инспектору не помешают и отговорки относительно комфортабельного места для осуществления проверки – даже если в офисе нет стола и стула, и налогоплательщик их не предоставил, по большому счету, инспектору ничто не запрещает посещать это помещение (т.е. юридический адрес налогоплательщика) с целью проведения, например, осмотра, выемки документов.

«Помещением налогоплательщика» также может выступать склад, обособленное подразделение либо иное помещение, которое налогоплательщик может предоставить для проведения проверки. Но тут все просто: эти «подразделения» являются частью компании, поэтому ИФНС соглашается прийти с проверкой на склад, а не в головной офис, если там хранятся документы.

Однако присутствие ревизоров в любых помещениях, принадлежащих проверяемой организации, нередко невыгодно для компании. Поскольку в этом случае налоговики получают доступ не только к документам, но и невольно становятся свидетелями рабочего процесса. Тем самым они могут выявить существенные ошибки в деятельности и учете налогоплательщика, которые невозможно установить, изучая только «бумажки» – отчетность и «первичку». Кроме того, зачастую помещения проверяемой компании настолько малы, что, предоставляя место проверяющим, приходится приостанавливать работу части сотрудников.

Случай из практики

Налогоплательщик не мог принять проверку в головном офисе и предложил провести проверку в обособленном подразделении компании, которое находится в соседней области. Но тому было достаточно веское основание – штатная бухгалтерия и, соответственно, вся первичная документация располагалась именно в этой «обособке», и везти все документы по адресу головной компании пришлось бы грузовиками. Поэтому проверяющая группа выехала в соседнюю область и проверка проводилась по адресу обособленного подразделения налогоплательщика.

Иных вариантов, кроме как проверка в помещении компании или непосредственно в налоговой, статья 89 не предлагает. Между тем, есть способ вывести выездную проверку за пределы проверяемой организации и одновременно избежать проверки в ИФНС, где инспектор ощущает себя вершителем судеб налогоплательщиков.

Выездная проверка налогоплательщиков, которые обслуживаются в аутсорсинговой компании, может проходить на территории бухгалтерской фирмы.

Выездная проверка компании в офисе бухгалтерской фирмы

Если налогоплательщик не может предоставить помещение по своему юридическому адресу, он может предложить проведение проверки по месту нахождения документов. Такое право нигде не прописано, вместе с тем, если налогоплательщик докажет факт того, что данное помещение является точно так же его территорией, и в нем есть все условия для проведения налоговой проверки, то ИФНС может согласиться на такой вариант.

Инспекция может заявить, что «офис проверки» не совпадает с уставным адресом налогоплательщика. Но в налоговом кодексе не сказано о необходимости подобного совпадения. Так что проверка и в офисе, арендованном у провайдера, возможна.

Итак, что надо сделать, чтобы подтвердить, что офис аутсорсинговой компании является территорией налогоплательщика?

• Заключить с аутсорсером договор об ответственном хранении документов

Все это можно сделать в рамках договора на бухгалтерское обслуживание, где аутсорсер возьмет на себя обязательства по хранению первичных документов.

В договоре (или доп. соглашении к основному договору на бухсопровождение) необходимо прописать, что за клиентом (проверяемой компанией) резервируется помещение. Причем не какое-то абстрактное «помещение для хранения документов», а конкретный кабинет, полки, – чтобы у инспектора не было оснований туда зайти и искать документы по полкам, где находятся документы и других клиентов.

Назовем это помещение – синяя переговорная. Доступа в синюю переговорную у инспектора нет, потому что это территория другой организации, и войти туда он может только по согласованию с собственником и арендатором помещения.

Помещение, которое арендуется для хранения документов, принадлежит бухгалтерской фирме. Инспекторы не имеют доступ в это помещение!

• Заключить с бухгалтерской фирмой договор аренды

Налогоплательщик с провайдером могут составить договор аренды. По нему налогоплательщик имеет право использовать помещение провайдера в качестве офиса, где будут проходить выездные проверки. Тогда он вправе направить инспекцию в это помещение (естественно, предоставив инспекции налоговые и бухгалтерские документы).

Назовем это помещение – красная переговорная. Она предназначена для приема посетителей, в том числе налоговиков.

Комната для приема посетителей в офисе аутсорсера – а почему бы и нет?

Речь не только об инспекторах, проводящих выездную проверку. Данное помещение необходимо на тот случай, если клиенту аутсорсинговой компании потребуется изучить свои же документы. Где он их будет изучать? А так у него есть помещение, в которое он приходит, когда ему требуется. При этом штатных сотрудников у него по этому адресу нет. Поскольку рабочих мест нет, то нет необходимости открывать обособленное подразделение.

Договор аренды заключается «задним» числом – как доказательство того, что документы находились в офисе аутсорсинговой компании в течение определенного периода времени, а не были «эвакуированы» туда в срочном порядке накануне прихода выездной проверки.

• Выделить человека для сопровождения проверяющих

Чтобы инспекторы не бесчинствовали, в помещении с налоговиками должен постоянно находиться человек – либо со стороны компании-аутсорсера, либо со стороны проверяемой организации. Он будет следить, чтобы налоговики не слонялись по кабинетам, не брали первые попавшиеся под руку документы. Этот человек будет по запросу инспекторов приносить им документы.

Итак, на выездной проверке инспектор (или группа проверяющих) размещаются в помещении, арендованном у бухгалтерской фирмы – красной переговорной. На основании договора об ответственном хранении все документы проверяемой компании находятся на стеллажах в синей переговорной – помещении, принадлежащем бухгалтерской фирме.

По запросу проверяющий секретарь или другое лицо, уполномоченное проверяемой организацией, зайдет в синюю переговорную, найдет нужный документ и принесет в красную переговорку – для ознакомления инспекторов.

Плюсы проведения проверки на территории аутсорсинговой компании

Если представитель аутсорсинговой компании будет сопровождать выездную налоговую проверку своего клиента, то налоговикам будут выданы только те документы, которые инспекторы в силу своих полномочий обязаны будут увидеть. Они вряд ли получат документы, которые предоставлять не требуется, либо которые могут навредить клиенту.

В ходе осмотра или выемки полномочия инспектора будут распространяться только на тот кабинет, где он находится физически. Он не сможет пойти в соседнюю комнату, покопаться в документах и вынести все понравившиеся ему папки с документами.

Привязка к рабочему времени организации, а не налоговой инспекции – инспектор может находиться на территории аутсорсинговой копании только в ее рабочие часы (например, с 9.00 до 18.00 и ни минутой больше)

Недостатки вынесения выездной проверки за рамки офиса проверяемой организации

• Проверка документов «с пристрастием»

Компания находится в бизнес-центре, а ее руководитель утверждает, что не в состоянии принять инспектора по юридическому адресу. Очевидно, что у проверяющих сразу возникнет вопрос: почему налогоплательщик не хочет проводить проверку на своей территории, если визуально площади ему позволяют? Не исключено, что это станет причиной предвзятого отношения к проверяемой компании, а инспекторы будут с утроенным рвением изучать документы и выискивать схемы, подозревая, что налогоплательщику есть что скрывать.

• Необходимость согласования «нетрадиционной» проверки с ИФНС

Проведение проверки вне офиса компании надо согласовывать не только с инспектором, который проводит проверку, но и с руководством инспекции, потому что такие разъезды неизбежно повлекут за собой дополнительные расходы инспекции (читай – государства) на проезд работников, проживание (если инспекторам предстоит выезд в другой город или регион) и т.п.

• Обыски и выемка у аутсорсера – возможны

Если будет возбуждено уголовное дело, и у правоохранительных органов будут основания полагать, что документы, хранящиеся в бухгалтерской фирме, являются доказательством совершения преступления, полиция может беспрепятственно прийти с обыском в компанию, где обслуживается налогоплательщик. Это будет выемка или обыск в рамках возбужденного дела либо на стадии следствия по решению суда.

Итак, если налогоплательщик в однозначном порядке отказывает в предоставлении помещения, налоговый орган выносит решение о проведении проверки в инспекции. Однако, если налогоплательщик докажет, что у него есть иное помещение, где хранятся документы, и на этих площадях он может принять проверяющих, то в таком случае бороться с такой просьбой инспекторам будет сложно.

Как успешно пройти выездную налоговую проверку?

Выездная налоговая проверка может до чертиков пугать. Ощущение, что найдут, накажут, начислят сумасшедшие штрафы окутывает липким страхом и мешает мыслить рационально. Дело усугубляет то, что руководители плохо знают свои права. Если налоговый инспектор запросил доступ к 1С, то можно отказать или нет? А допрашивать сотрудников он имеет право или нет?

Руководители паникуют и совершают ошибки. Показывают документы, которые можно не показывать, дают показания против себя или, наоборот, оказывают сопротивление и усугубляют ситуацию.

Как же вести себя правильно? В статье расскажем, как подготовиться к выездной налоговой проверке, чтобы успешно ее пройти и свести к минимуму риск доначислений налогов. А также, как грамотно оспорить результаты проверки.

Как подготовиться к выездной налоговой проверке

Налоговики не обязаны предупреждать о проверке. Это означает, что они могут появиться на пороге без звонка, хотя практика показывает, что обычно договариваются о визите. В любом случае, у вас будет очень мало времени, поэтому, чтобы успешно пройти проверку, готовьтесь к ней заранее.

Наведите порядок в бухгалтерских документах

Часто бухгалтерский и налоговый учет ведут небрежно. Сотрудники вовремя не сдают документы в бухгалтерию. А бухгалтеры забывают вовремя отработать документы или отрабатывают, но не распечатывают или распечатывают, но не подписывают.

Если у вас большой документооборот, вы просто не успеете все оформить. Это во-первых, а во-вторых, суды стали признавать видео и аудиоматериалы в качестве доказательств с мая 2016 года. Если вы по неосторожности дадите инспекторам папки, в которых есть неподписанные документы, они сфотографируют их, и это станет доказательством нарушения. Поэтому лучшая профилактика — правильное и своевременное оформление всех документов.

Разумно оценивайте риски

Бывает, что выполнить закон дороже, чем соблюсти. Но если вы собираетесь проигнорировать закон или провернуть рискованную схему по оптимизации налогов, всегда исходите из того, что проверяющие это обнаружат. Если ущерб превышает выгоду, рисковать не стоит.

Составьте положение о коммерческой тайне

Положение о коммерческой тайне перечисляет, какая информация считается коммерческой тайной. Например, это может быть информация о контрактах и ценах, клиентской базе, планах компании, финансовая информация и т.д. Положение о коммерческой тайне полезно иметь, в том числе, и на случай проверки. Дело в том, что налоговики получают информацию, допрашивая сотрудников. Но если Положение запрещает сотрудникам распространяться о деталях сделок, они на законных основаниях могут молчать.

«Иногда компании не предоставляют налоговикам информацию о партнерах, ссылаясь на то, что документы по сделке с контрагентом подпадают под режим коммерческой тайны. Однако мы не рекомендуем так поступать, поскольку налоговики легко смогут истребовать документы через суд, а компания попадет под подозрение. Право госорганов на получение информации, составляющей коммерческую тайну, прямо закреплено в статье 6 закона № 98-ФЗ».

Антон Пономарев заместитель руководителя Департамента
правового обеспечения Батискафа

Не противоречьте себе

Налоговики собирают информацию из разных источников, поэтому информация, которую вы предоставляете в статистику, пенсионный фонд, фонд социального страхования, таможню или профильные министерства должна совпадать. Это касается и открытых источников. Если у вас оформлено 20 человек, не пишите на сайте, что у вас работает 50. Картина вашей деятельности должна быть целостной и непротиворечивой.

Как вести себя во время налоговой проверки

Мы собрали 10 рекомендаций, которые помогут вам успешно пройти налоговую проверку.

Не препятствуйте инспекторам

Если вы запретесь в офисе и решите не открывать, ничем хорошим это не кончится. Налоговики придут с оперативниками и взломают дверь. Они также могут вынести документы и компьютеры, потому что вы дадите им «достаточные основания полагать», что можете уничтожить подлинники. Явное нежелание сотрудничать сыграет против вас в суде, если вы решите оспорить результаты проверки.

Привлеките юриста

Как только вам стало известно о налоговой проверке, привлеките юриста. Помните, из-за незнания законов вы легко совершите ошибки, которые потом очень трудно будет исправить. Юрист позаботится о том, чтобы налоговики не нарушали ваши права, подскажет правильную линию поведения и позволит инспекторам совершить ошибки, которые будут вам на руку. Кроме того, если вас или ваших сотрудников вызовут на допрос в качестве свидетелей, юрист поможет подготовиться к допросу и сможет на нем присутствовать, а также изучит протокол допроса, чтобы вы не подписали того, что не следует.

Сфотографируйте удостоверение

Попросите инспектора предъявить решение о назначении налоговой проверки и служебное удостоверение. Сфотографируйте документы. Если проверку проводит не тот инспектор, который указан в решении, вы можете приберечь этот факт, а потом потребовать признать результаты проверки незаконными.

Назначьте ответственного за проверку

Выберите самого опытного и адекватного сотрудника, обычно, это главный бухгалтер, который будет общаться с налоговиками. Остальных сотрудников предупредите, чтобы не говорили с инспекторами, поскольку они могут сболтнуть лишнего и даже этого не понять.

Выделите инспекторам отдельный кабинет

Ваша цель — изолировать налоговиков. Вокруг них не должно быть папок с документами, компьютеров с 1С, они не должны слышать разговоры сотрудников и партнеров по бизнесу, которые радостно вваливаются в офис с криком: «Коля, давай я наличкой отдам, а проводить не будем». Помните, суды принимают в качестве доказательств аудио и видеозаписи, а налоговики имеют право вызывать свидетелями сотрудников и контрагентов. Не давайте им лишних поводов для этого.

Если у вас нет отдельного помещения, вы можете написать заявление и попросить провести проверку на территории налоговой инспекции. В качестве причин можно указать: маленькую площадь офиса, отсутствие свободных столов, ремонт в офисе и чрезвычайные обстоятельства (потоп, пожар и т.д.).

«Когда к нашим клиентам приходит налоговая проверка, она проходит на нашей территории (ведь все документы и специалисты, которые могут дать пояснения, находятся у нас), так что клиентам вообще не приходится беспокоиться».

Алина Шереметьева руководитель бухгалтерского
департамента Батискафа

Не поддавайтесь эмоциям

Вы заблуждаетесь, если думаете, что угождая налоговикам и выполняя все их требования, вы облегчите себе жизнь. Здесь не работает логика: «Если ты нам поможешь, то и мы тебе поможем». Шансов, что вы расскажете лишнее и подставитесь, намного больше.

Но и впадать в другую крайность — хамить, психовать и угрожать тоже не стоит. Перед вами обычные люди, которые у вас в гостях не по личному желанию, а по долгу службы. Поэтому самое правильное – не злить инспекторов и не прогибаться перед ними, а занять корректную, вежливую, сдержанную позицию. Будьте умными. Будьте как Штирлиц.

Сообщайте только ту информацию, которую запрашивают

Если вас просят показать счет-фактуры по конкретной сделке, вытащите их из папки, откопируйте и отнесите копии инспекторам. Ни в коем случае не отдавайте инспекторам всю папку, где есть и другие документы. Тем более не давайте им доступа к 1С. Предоставляйте информацию исключительно по запросу.

Налоговики имеют право запрашивать только те документы, которые имеют отношение к проверке (ст. 89, 93 НК РФ). Если, например, проверяют начисление зарплаты, а требуют счета-фактуры, вы можете отказать. Или же вы можете предоставить счета-фактуры, зафиксировать факт нарушения и использовать это в суде, чтобы оспорить результаты проверки.

Проинструктируйте сотрудников

В идеале ваши сотрудники вообще не должны разговаривать с инспекторами, но если избежать этого не получилось, и сотрудников вызвали на допрос, тщательно проинструктируйте их, как себя вести.

1. На период проверки держите столы пустыми. Уберите важные документы, пароли доступа, стикеры-напоминалочки и т.д.
2. Сотрудники могут отвечать только на вопросы, которые касаются их должностных обязанностей. То есть на вопрос, сколько стоили компьютеры, начальник отдела продаж может ответить, что не знает, поскольку это не входит в его круг ответственности.
3. Сотрудники могут не отвечать, если это приведет к разглашению коммерческой тайны.
4. Посоветуйте сотрудникам не откровенничать с инспекторами, отвечать общими фразами, не называть конкретные суммы. Всегда можно сослаться на забывчивость, тем более что статья 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») здесь неприменима.

Не бойтесь спорить

Если вы понимаете, что требования налоговиков трудновыполнимы или бессмысленны, не бойтесь отстаивать свое мнение. Это сэкономит вам нервы и тонны бумаги.