Учет расхода топлива на предприятии

Учет расхода топлива на предприятии

Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

  • свыше 5 миллионов человек – норму можно увеличить до 35 процентов;
  • от 1 до 5 миллионов человек – до 25 процентов;
  • от 250 тысяч до 1 миллиона человек – до 15 процентов;
  • от 100 до 250 тысяч человек – до 10 процентов;
  • до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) – до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

ООО “Анкор” г. Москва 31 декабря 2016 г.

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля “Мерседес-Бенц” в период с 1 апреля по 31 октября – 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент – 10%. Итоговая “зимняя” норма расхода топлива для автомобиля “Мерседес-Бенц” составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

  • путевого листа (списывают используемое топливо);
  • акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
– оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
– оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
– списано израсходованное топливо.

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса – 50 л, выдано – 30 л, осталось после рейса – 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

Читать еще:  Как обозначается рубль на мировом рынке

50 + 30 – 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
– 1154,49 руб. – списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса – 7600 км, в конце – 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн – нормативный расход топлива, л;
Hs – базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
– 1270,74 руб. – списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании “НАФКО-Консультанты”

Учет и списание ГСМ на предприятии

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, все затраты, уменьшающие налог, должны иметь документальное оформление. Для этого собираются и хранятся следующие документы:

  • Подтверждающие покупку ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
  • Удостоверяющие применение транспорта в ходе своей деятельности (путевые листы, заверенные на бумаге отчеты, фиксирующие пробег автомобиля и использование ГСМ).
  • Подтверждающие использование ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).

Эти бумаги нужны для уменьшения налога, иначе ФНС не вычтет траты на ГСМ из налогов.

Нелишним будет ознакомиться со ст. 252, ст. 254, гл. 26.2 НК РФ, ст. 413 ГК РФ, постановлением Правительством РФ № 92, письмом Министерства финансов № 03-03-01-02/140.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

  • Распоряжение Минтранса № АМ-23-р.
  • Распоряжение Минтранса № НА-90-р.
  • Распоряжение Минтранса № 152.

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

  • При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
  • При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

  • Применением документов, разработанных производителем транспорта.
  • Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

  1. Создание комиссии.
  2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
  3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Читать еще:  Расчетно кассовое обслуживание предприятий

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Нормы расходы топлива

Норма расхода топлива — это величина, которая отражает среднюю потребность в горючем (бензине, газе или дизтопливе) для различных видов автотранспорта на конкретный километраж.

Норма расхода топлива, как правило, устанавливается из расчета литров горючего на 100 км пути.

Для каких целей используются нормы расходы топлива

Нормы расхода топлива для конкретного транспорта позволяют вести учет затрат на бензин, газ или дизтопливо, контролировать слив или перерасход топлива, а также списывать топливо со счетов компании согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Данные показатели нормы расхода топлива необходимы для:

определения себестоимости конкретной перевозки и всех перевозок, совершенных служебным транспортом в течение определенного периода времени;

ведения расчетов с сотрудниками организации, которые пользуются транспортными средствами в служебных целях.

учета затрат на топливо при налогообложении предприятий.

Порядок расчета нормы расхода топлива

При определении нормы расхода топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Чтобы выяснить нормативные величины расхода горючего для конкретного автомобиля, необходимо знать вид транспорта (легковой, грузовой, тягач или специального назначения).

После этого необходимо открыть нужную таблицу в нормах расхода топлива, утвержденных Минтрансом РФ и найти точную марку автомобиля.

В этой таблице приведены нормы расхода бензина для конкретного автомобиля.

Если предприятие использует автомобильный транспорт, который не прописан в нормативном акте, составленном Минтрансом РФ, предприятие может рассчитать для него нормы списания топлива самостоятельно.

Документальное оформление списания топлива

Как правило, на предприятиях, которые занимаются грузоперевозками, топливо списывается на расходы на основании нескольких документов:

путевого листа (указывается маршрут и пробег автомобиля, остаток топлива; периодичность составления путевого листа зависит от частоты использования транспорта — рекомендуется закрепить ее в учетной политике);

акта на списание ГСМ (на его основании можно списать смазочные материалы — например, масло).

Порядок оформления путевого листа

Бланк путевого листа должен быть утвержден руководителем предприятия в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты.

Эти реквизиты перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

К обязательным реквизитам путевого листа относится следующая информация:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе.

В числе прочего, в путевом листе указывают место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, его расход, а также показания одометра при выезде и возвращении в гараж.

На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.

Порядок учета и списания топлива

Бухгалтерский учет топлива

Для ведения бухгалтерского учета топлива используется счет 10 «Материалы» с соответствующими субсчетами.

Для того, чтобы учесть приход топлива, данные о поступлении топлива отражают по дебету счета 10 «Материалы».

Когда производится списание топлива, то данные о списываемом топливе необходимо списать с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов учета затрат (счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу»).

При этом сумма списываемого топлива рассчитывается как норма (указанная в нормативе или рассчитанная самостоятельно), умноженная на сумму одного литра бензина.

Таким образом, для учета ГСМ на предприятии используется субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы».

В бухгалтерском учете проводки будут следующими:

Дебет счета Кредит счета Наименование операции
10.3 «Топливо» 60 «Расчеты с поставщиками» Отражена операция по приобретению бензина у поставщика
10.3 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Отражена операция по приобретению ГСМ через подотчетное лицо
19 60,71 Отражен НДС по покупке ГСМ
20 (23, 25, 26, 44, 91) — счета учета расчетов 10.3 Списано расчетное (или фактическое) количество бензина

Налоговый учет списания топлива

На данный момент Налоговый Кодекс РФ не содержит требований о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль.

Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ).

То есть, в налоговом учете списание ГСМ можно отражать в составе в материальных расходов или учитывать в составе прочих расходов.

Если автомобильный транспорт выполняет транспортировку грузов, то расход дизтоплива/газа/бензина на него относится к материальным расходам.

Если же транспорт используется в служебных целях, то использование топлива на него отражается в составе прочих расходов.

При этом судебная практика подтверждает, что нормы для списания ГСМ не требуются, но налоговые инспекторы по-прежнему настаивают на наличии приказа на установление норм списания ГСМ, доначисляя налоги при его отсутствии.

Решать вопросы с налоговой инспекцией при отсутствии утвержденных внутрифирменных нормативов приходится в судебном порядке.

Поэтому при формировании учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету стоит определить, каким образом в компании будет вестись учет ГСМ.

Итак, для учета фактического расхода топлива компании требуется составить приказ, в котором необходимо прописать:

рассчитанные лимиты по расходу.

При этом, разрабатывая собственные нормы, следует учитывать транспортные условия (состояние дорог везде разное), тип автомобиля (расход у грузовой машины явно будет отличаться от легковой), климатические условия.

Также стоит указать лимит расхода бензина в летнее и в зимнее время, так как зимой расход топлива будет выше.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Учет расхода топлива и ГСМ

Если вы решили открыть сервис по доставке цветов, подарков, службу такси или транспортную компанию, то вам нужно решить целый ряд организационных вопросов.

Читать еще:  Фондовый рынок России quote

Один из них – учет горючих и смазочных материалов (ГСМ). От этого напрямую зависит доход предприятия.

Как оптимизировать расход топлива, чтобы выйти в плюс, читайте ниже.

Зачем нужен учет ГСМ

Главная проблема – хищения со стороны персонала. Ситуация, когда водители, менеджеры и диспетчеры «подрабатывают» на продаже слитого топлива, встречается сегодня в каждой третьей компании!

Установите контроль ГСМ на предприятии и проверьте, точно ли топливо «испаряется». Не исключено, что сотрудник работают сверхурочно, и расход топлива имеет объяснимые причины.

Обратите внимание на следующие подразделения:

  • бухгалтерия: уточните, сколько бензина расходуется в течение месяца. Сверьте показания на одометрах автомобилей и в бухгалтерских ведомостях. Нередко в учет вписываются данные с чеков, которые не имеют отношения к вашему предприятию. Выходит, что вы оплачиваете чужие расходы;
  • автопарк: если в конце дня у водителя остается топливо, то он обязан отчитаться об этом. Но так происходит не всегда. Некоторые водители «сливают» горючее. Они заправляют личный автомобиль. Используйте скрытые камеры, чтобы установить факт хищения. Введите правило: делать отчет в конце рабочего дня о наличии топлива в бензобаке;
  • менеджмент: этот отдел следит за тем, сколько выездов выполняет водитель. Он заполняет путевые листы после каждого рейса. Но бывает, что сотрудник по бумагам выходит на дополнительные задания, а по факту это поездка в личных целях.

Еще один способ обмануть руководство – «накрутить» одометр. А на разницу между фактическим и «накрученным» километражем топливо используется «для себя».

Как установить контроль над расходом топлива

Оставив все, как есть, вы обречете себя на значительные лишние расходы. Но есть несколько способов изменить ситуацию.

Прежде чем внедрить один из них, оцените:

  • масштабы компании;
  • принципы организации труда;
  • подход к контролю над расходом топлива.

Затем выбирайте подходящий вариант, с которым вы точно останетесь в выигрыше.

Первый метод – установка специального оборудования, фиксирующего передвижение транспорта. Это навигаторы с программами GPS или ГЛОНАСС. Они замеряют, сколько километров проехал автомобиль в течение дня, записывают его маршрут.

«Система контроля» монтируется в салоне авто. Отслеживать информацию о передвижении служебной машины можно по электронной карте.

Этот способ подойдет организациям, ограниченным в финансах. Вы потратитесь только на покупку навигатора.

Но учтите, что и у этого метода контроля ГСМ есть недостатки:

  1. ) Навигатор рассчитывает расход топлива по определенной формуле. И чаще всего она не включает в себя ни передвижение в пробках, ни прогрев машины. А на эти процедуры также требуется горючее;
  2. ) Она подходит только автомобилям. Установив навигатор на трактор или бетономешалку, вы получите недостоверные данные;
  3. ) Системы GPS и ГЛОНАСС могут отключаться на некоторых участках, где слабый сигнал. В итоге в маршруте возникают «пробелы».

Если вас не смущают подобные недочеты, тогда приобретайте навигатор и устанавливайте его на служебных автомобилях.

Альтернатива – покупка оборудования, фиксирующего уровень бензина в баке при помощи штатных датчиков.

Затраты на установку изначально будут высокими, но зато вы точно будете знать, какой расход топлива у каждого сотрудника. На основе этих данных можно вывести норму по ГСМ. Этот метод подойдет для небольших организаций, имеющих собственный автопарк.

Третий способ – установка специального оборудования, включающего в себя датчики давления, температуры и расхода топлива.

Благодаря этим устройствам вы получите точные данные, причем в готовых графиках и диаграммах. На их основе можно формировать бюджет на покупку ГСМ на любой период времени с учетом:

  • количества машин;
  • трудовой нормы;
  • внеплановых выездов.

Их единственный недостаток – высокая цена. Но говорят, что они окупаются за три-четыре месяца и точно помогают оптимизировать бюджет на покупку ГСМ, устранить нелегальный расход топлива на предприятии.

Почему стоит внедрить систему контроля над расходом ГСМ

Если ваша цель – прибыль, тогда стоит внедрить программу контроля топлива как можно быстрее. Благодаря ней вы сможете:

  • сократить затраты на покупку бензина для служебного автопарка;
  • устранить воровство и любые предпосылки к нему;
  • пересмотреть график выездов или вызовов, чтобы оптимизировать расход ГСМ;
  • отменить рейсы, совершаемые без особой надобности;
  • получить данные о том, где находится автомобиль в данный момент;
  • сформировать подробный отчет о работе организации.

Используя эту информацию, вы не только сократите затраты, но и пересмотрите работу компании. Вы сделаете ее более результативной и прибыльной.

Но есть и плохие новости – будьте готовы к протесту. Такая ситуация может возмутить бухгалтеров, менеджеров, водителей. Причем даже тех, кто не был замешан в воровстве топлива или его списании.

Свыкнуться с новыми правилами работы всегда непросто. Для любого сотрудника нововведение – стресс, и первая реакция – протест. Но со временем специалисты поймут, зачем это было сделано, и согласятся, а недовольными останутся только те, кто потерял возможность красть.

С чего начать работу с системой контроля ГСМ

Первый шаг – навести порядок в бухгалтерии. Нужно понимать, какой объем топлива закупается каждый месяц и сколько ГСМ расходуется. Проверить эту информацию легче по расчетным ведомостям.

Чтобы ускорить этот процесс, можно вносить данные, полученные с навигатора, в систему бухгалтерского учета 1С.

Сделав это, вы решите ряд важных задач:

  • введете новые правила списания – после получения фактических показателей;
  • сравните информацию о плане работ, расходах ГСМ, передвижении автомобиля за разные периоды времени;
  • зафиксируете остатки топлива после рабочей смены на основе информации о километраже на одометре;
  • получите учет выполненной работы всех сотрудников предприятия.

Чтобы эта система «заработала», необходимы два условия: 1) достоверная информация; 2) своевременные отчеты о расходе топлива в течение дня, недели, месяца.

Следующий шаг – подготовка пакета документов, подтверждающего, что компания занимается транспортировкой товара или перевозкой людей. В пакет входят и путевые листы, и товарные чеки, и накладные.

В этом пункте есть важный момент. В документах нужно указывать марку автомобиля, год выпуска, пробег, расход топлива на 100 км. От этого зависит расчет ГСМ.

Например, авто 2006-го года выпуска с неисправным двигателем будет потреблять больше топлива, чем иномарка 2019-го. Модели нового поколения имеют более экономный расход топлива.

Примите во внимание и технические параметры транспортного средства, от которых зависит, какой объем горючего необходим для выезда.

Что касается того, куда вписывать расходы на покупку топлива, то эти данные фиксируются в:

а) ведомостях, предназначенных для материальных затрат предприятия;

б) документах, регламентирующих дополнительные траты.

В бумаги вписывается фактическая сумма затрат на покупку ГСМ.

Ссылка на основную публикацию