Приказ о делопроизводстве на предприятии

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

Наименование организации, реквизиты.
Дата подписания.
Город.
С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

Какие именно обязанности возлагаются.
Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Понятие приказа

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

Утверждена инструкция по делопроизводству: приказ Росстата

Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях

Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.

Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Инструкция по делопроизводству: правила написания официальных наименований делопроизводителю

В качестве примера, предлагаем ознакомиться с регламентом правописания в документах.

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Конституционный Суд Российской Федерации;

Совет Безопасности Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:

Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;

Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:

Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;

Президиум Правительства Российской Федерации;

Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.

1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы.

При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):

Министерство иностранных дел Российской Федерации;

Министерство внутренних дел Российской Федерации;

Федеральная служба по труду и занятости;

Федеральное архивное агентство .

Как пишутся сокращенные и полные наименования органов исполнительной власти?

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:

Министерство регионального развития Российской Федерации – Минрегион России

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации – Минкомсвязь России

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды – Росгидромет

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – Ростехрегулирование

Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов указов Президента Российской Федерации,

проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и других).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов распоряжений Президента Российской Федерации,

проектов распоряжений Правительства Российской Федерации,

протоколов заседаний и совещаний,

документов справочного характера,

приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации,

проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «. предложить агентству рассмотреть вопрос о..».

2. Инструкция по делопроизводству: Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее – организации) единичного типа:

Фонд возрождения Москвы;

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:

Российская академия наук;

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;

Государственный центральный театр кукол;

Дворец культуры Метростроя;

Горьковский автомобильный завод .

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество «Восток»,

публичное акционерное общество «Газпром»,

Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;

Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель»;

Организация может иметь полное наименование и сокращенное наименование, закрепленные уставом (положением), например:

публичное акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» (ПАО «Лукойл»);

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.

2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109, музыкальная школа ‎ № 3.

2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Даль строи», издательский дом «Коммерсант»,

но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:

Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива» .

2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:

Московская коллегия адвокатов;

Московский театр оперетты,

но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в название:

2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:

Шестой государственный подшипниковый завод.

2. 7. В названиях со словом имени или номером (№ . ) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:

тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева,

фабрика детской игрушки № 2.

2.8. Названия со словами Дворец, Дом пишутся:

Дворец культуры Метростроя;

Дворец творчества для детей и юношества;

Дом Российской прессы.

Центральный дом ученых;

Санкт-Петербургский дом ученых имени А.М. Горького,

2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:

Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов),

Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея),

Государственная Оружейная палата Московского Кремля (ср.: Оружейная палата);

Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).

2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

Как пишутся наименования субъектов Российской Федерации: инструкция по делопроизводству

3.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:

Республика Саха (Якутия);

Республика Северная Осетия – Алания;

3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:

Еврейская автономная область;

Ямало-Ненецкий автономный округ.

Как пишутся названия документов: требования инструкции по делопроизводству

4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:

Конституция Российской Федерации,

Трудовой кодекс Российской Федерации,

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ ‎ «О Государственном гербе Российской Федерации»,

Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»,

Устав города Москвы,

Закон города Москвы от 18 июня 1997 г. № 25 «Об обращениях граждан»,

Итоговый документ Венской встречи,

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:

российско-французский Договор о сотрудничестве.

Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:

п роект указа Президента Российской Федерации «О …»;

проект закона города Москвы «О …».

4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:

Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации,

Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова,

Программа развития малого предпринимательства,

Инструкция по делопроизводству.

4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 447 «Об утверждении…»,

На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных «Учет персонала» … .

4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например:

В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г. ‎ № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГУП «Мосводоканал» 20 декабря 2013 г., …

При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например:

В соответствии с Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации».

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:

Конституция Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

Устав города Москвы.

В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства финансов Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с …

В целом документ состоит из 126 страниц печатного текста, куда также входит 29 Приложений ( скачать Примерную инструкцию )

Приглашаем 2 октября 2018 года на образовательный семинар “Налоговая оптимизация в условиях последних изменений НК РФ”.