Управления кадровым аутсорсингом в малом бизнесе

Кадровый учет

Управление персоналом: выбор между отделом кадров и аутсорсингом. Даже 1-2 сотрудника, оформленных в штат – это должностные инструкции, приказы, трудовые договора, листы ознакомления и прочие документы, без которых нельзя обойтись. А если сотрудников в организации сотни, то и количество документов вырастает многократно. Избежать проблем поможет только четко выстроенный кадровый учет. Что такое кадровый учет и как его наладить — разберемся в этой статье.

Что такое кадровый учет

Кадровый учет часто еще называют кадровым делопроизводством. Но в любом случае – это «документальное сопровождение» движения сотрудников на всех стадиях их трудовой деятельности.

Нередко встречается пренебрежение к заполнению кадровой документации, особенно со стороны бухгалтерии. Ведь именно бухгалтерам во многих организациях поручают кадровый учет в виде дополнительной нагрузки. Поэтому финансовые специалисты зачастую занимаются «кадрами» по остаточному принципу, не считая это чем-то важным.

Несоблюдение правил заполнения необходимых кадровых документов доставит компании не меньше хлопот, чем аналогичные нарушения в бухгалтерской деятельности.

Кадровый учет также подвергается проверкам со стороны контролирующих органов и наказание за нарушения может быть весьма ощутимым (ст. 5.27 КоАП РФ). В зависимости от вида и тяжести нарушения:

должностное лицо заплатит штраф в размере 1 000 – 20 000 рублей;
организация заплатит штраф в размере 30 000 – 100 000 рублей.

Из чего состоит кадровый учет

Кадровый учет регламентируется большим количеством законодательных актов, в которые постоянно вносятся изменения. Но основным нормативным документом в этой области является Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ). Он устанавливает все базовые нормы, связанные с трудовыми отношениями, оплатой труда, разрешением конфликтов.

Кадровый учет можно разделить на следующие составляющие:

составление и ведение текущей кадровой документации;
работа с кадровыми документами, подлежащими сдаче в архив, а также ведение архива;
работа с документами, необходимыми для оформления нетрудоспособности;
работа с персональными данными сотрудников;
воинский учет;
оформление документов для начисления сотрудникам заработной платы и других видов доходов, а также НДФЛ и страховых взносов .

Как организовать кадровый учет

Здесь может быть два варианта. В обоих случаях есть плюсы и минусы.

Собственная кадровая служба
Отдать кадровый учет на аутсорсинг.

Создание отдела кадров приводит к дополнительным расходам: заработная плата, налоги, содержание помещений, оргтехника, программное обеспечение, дополнительное обучение и т.п.

Однако это в значительной степени компенсируется оптимальным подходом к организации работы с персоналом. В частности — собственная кадровая служба позволяет легче сглаживать проблемные ситуации с сотрудниками. Ведь в случае возникновения конфликтов трудовое право в первую очередь защищает интересы работников.

Как бы ни был организован кадровый учет — его обязательно нужно автоматизировать. С помощью специального программного обеспечения большинство необходимых документов можно будет не заполнять вручную, а просто распечатать из информационной базы. Также автоматизация позволит уменьшить временные затраты: даст возможность руководству оперативно получать полную информацию о кадровом составе и управлять им.

Основные преимущества аутсорсинга кадрового учета

Главная причина «ухода» на аутсорсинг в любой сфере деятельности – сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и «забывает» обо всех дополнительных расходах на кадровую службу.
Снижение рисков. Отдав кадровый учет «на сторону», организация может позволить себе не следить за постоянными новшествами в законодательстве. Изменения в трудовом праве станут «головной болью» аутсорсинговой компании, как и особенности их применения в кадровом делопроизводстве. Поэтому существенно снизится возможность «заработать» штраф.
Профессиональный опыт. Компании, предлагающие услуги аутсорсинга, пользуются наработанными и эффективными методиками. Поэтому можно легко воспользоваться их опытом и совершенствовать систему управления, используя самые современные методы.
Поддержка в любое время. Работников собственной кадровой службы необходимо отпускать на законный отдых или обучение. Также штатные сотрудники болеют, уходят в декрет или могут неожиданно уволиться. Специалисты аутсорсинговой компании, безусловно, также иногда «отключаются» от рабочего процесса, но они взаимозаменяемы, поэтому без помощи ни один клиент не останется.
Согласованность кадрового учета с остальными службами. Как правило, в компаниях-подрядчиках работают не только специалисты в области кадров, но и сотрудники юридических и финансовых подразделений. Таким образом, возникающие проблемы решаются с поддержкой специалистов из «смежных» сфер деятельности.

Недостатки аутсорсинга кадрового учета

Работа со сторонними организациями может повлечь за собой разглашение коммерческой тайны и персональных данных. Но эту проблему легко можно решить грамотно составленным договором. Безусловно, у всех аутсорсинговых компаний существуют типовые бланки. Однако ничто не мешает заказчику провести анализ предлагаемой формы и настаивать на внесении своих изменений и дополнительных пунктов.

Передача кадрового учета на аутсорсинг, конечно, снизит издержки организации и позволит привлечь к работе разносторонних специалистов. Но также это приведет к увеличению времени принятия решений и отклика. Хотя развитие информационных технологий на сегодня сводит этот фактор к минимуму. Обмен информацией можно производить фактически мгновенно, независимо от места нахождения исполнителя и заказчика.

Здесь стоит отдельно отметить, что начинающие предприниматели и организации с небольшим штатом могут смело отдавать кадровый учет на аутсорсинг. Тогда такая компания с самого начала сможет выстроить правильную систему управления и отладить документооборот. Аутсорсинг подойдет и тем организациям, в которых ранее кадровый учет практически не велся, и поэтому нужно проводить аудит и приводить дела в порядок.

Но что делать уже работающим компаниям с немаленьким штатом? Здесь существенную часть работы необходимо проводить не только с бумагами, но и с самими людьми. Существует опасность, что формальный подход со стороны аутсорсинговой компании может, например, усугубить возникший конфликт и привести к вмешательству трудовой инспекции.

Поэтому в крупных компаниях обязательно должны быть кадровые работники, которые будут заниматься не делопроизводством, а управлением персоналом.

Тем более, что п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, обязывает организации, при количестве военнообязанных более 500 человек, выделять для воинского учета отдельного сотрудника. То есть полностью отдать кадровый учет на аутсорсинг таким компаниям в любом случае не удастся.

Частичный кадровый аутсорсинг для крупных компаний

Представителям крупного бизнеса стоит рассмотреть возможность частичного аутсорсинга, когда делопроизводство полностью отдается внешним специалистам, а управлением занимаются собственные сотрудники.

Такое решение позволит кадровой службе полностью ориентироваться на сотрудников. Ведь работа с бумагами отнимает много времени, и если организация решила передать всю рутинную часть управления кадрами на аутсорсинг, то служба персонала может сосредоточиться непосредственно на людях. Это существенно повысит лояльность сотрудников, а значит – и компания станет работать намного эффективнее.

Вывод

Кадровый учет отнимает немало времени, сил и финансовых ресурсов. А ошибки в этой области могут привести к серьезным штрафным санкциям и проблемам во взаимоотношениях с сотрудниками.

Поэтому многие организации передают эту функцию на аутсорсинг, полностью либо частично.

Полная передача кадрового учета «на сторону» больше подходит для малого и среднего бизнеса. Крупным компаниям лучше оставить «в своих руках» функции, связанные с управлением персоналом, а также воинский учет.

Востребован ли аутсорсинг предприятиями малого и среднего бизнеса?

Развитие аутсорсинга в России происходило таким образом, что сегодня ключевыми клиентами лидеров отрасли стали крупнейшие компании страны, в то время как малый и средний бизнес, на первый взгляд, остается в стороне от тренда на внутреннюю оптимизацию путем передачи непрофильных функций аутсорсерам. Отраслевые эксперты в один голос говорят, что это не совсем так и видят именно в этом сегменте основной ресурс для роста рынка на ближайшие несколько лет. Мы же рассмотрим, что думают об аутсорсинге сами представители малого и среднего бизнеса, а также поговорим о мерах, которые принимают аутсорсинговые компании, чтобы расширить клиентскую базу.

В те времена, когда в число самых популярных аутсорсинговых услуг в России входили бухгалтерский учет, охрана объектов и деятельность колл-центров, ситуация была прямо противоположна нынешней. Тогда аутсорсинг воспринимался как вынужденная мера для небольших компаний, которые просто не в состоянии содержать аналогичное подразделение в своем штате. Все изменилось, когда сначала в западных странах, а потом и в России аутсорсинг стал затрагивать ключевые для основной деятельности предприятия процессы. Сегодня сложно даже представить себе крупную компанию, которая не отдала бы несколько бизнес-процессов аутсорсерам.

Малый и средний бизнес ненадолго остался в стороне, пока ведущие аутсорсеры делили многомиллиардный рынок заказов со стороны крупнейших игроков в сфере производства товаров массового спроса, розничной торговли, сферы услуг. Сыграли свою роль и изменения в российской экономики – рынок все более консолидирован, а небольшие предприятия вытесняются в немногочисленные ниши. Одной из первых поняла необходимость предлагать интересный продукт именно субъектам МСБ аутсорсинговая компания Лидер Тим, в портфолио которой есть совместные проекты с крупнейшими и наиболее известными компаниями страны.

Аутсорсинговые компании находят подход к МСБ

На малых предприятиях прекрасно понимают все выгоды аутсорсинга, но по разным причинам не всегда готовы решиться на такой шаг. Их привлекает возможность сосредоточиться на основной работе и снизить операционные затраты, но пугает отсутствие понимания стоимости услуг и их объема. По результатам исследований рынка и прямого взаимодействия с руководителями малых и средних компаний были выявлены основные критерии, которые влияют на выбор в пользу передачи ряда функций на аутсорсинг:

Стоимость услуг – представители МСБ в условиях высокой конкуренции не могут позволить себе переплачивать за дополнительные сервисы;

Критическая значимость адаптации под нужды конкретного бизнеса – здесь не проходят «готовые решения» и аутсорсеру нужно постоянно подстраиваться под изменение текущей ситуации на предприятии и в отрасли заказчика;

Необходимость внедрения лучших практик ведущих компаний мира и современных технологий с учетом размера и особенностей бизнеса, важность консалтинговой поддержки со стороны аутсорсера;

Акцент на информационную безопасность и защиту данных – многие небольшие компании больше всего боятся утечки коммерческой информации конкурентам или надзорным органам.

Аутсорсинговые услуги Leader Team для малого и среднего бизнеса уже сегодня являются одним из наиболее быстрорастущих направлений деятельности компании. По словам представителей Лидер Тим каждый проект является чем-то уникальным и качественная работа персональных менеджеров именно в этом сегменте наиболее важна. Для достижения максимального эффекта приходится адаптировать набор услуг под колебания спроса на товар, сезонный фактор, любые пожелания заказчика. У крупных клиентов все намного более предсказуемо, но это не значит, что аутсорсинговые компании должны отказываться от работы с малым и средним бизнесом.

В Leader Team еще в ходе переговоров с клиентом делают акцент на конкретных преимуществах, которые он получит в случае подписания договора об оказании услуг, а именно:

Прямое или косвенное сокращение текущих операционных издержек за счет более эффективного выстраивания бизнес-процессов и улучшения показателей производительности;

Оптимизация численности персонала на предприятии и снижение проблем, связанных с необходимостью вести кадровый учет;

Получение доступа к современным информационным системам и ПО, повышающим прозрачность деятельности компании и ее отдельных подразделений;

Возможность привлечения более квалифицированного персонала в рамках проекта в своем регионе.

Сегодня наиболее востребованными у представителей МСБ стали как раз услуги в сфере независимой инвентаризации, а также аутсорсинг мерчандайзинга. Они конкретно решают наиболее острые проблемы многих компаний – сокращение прибыли из-за злоупотреблений собственных сотрудников и низкой производительности их труда. Интерес малого и среднего бизнеса к услугам от лидеров рынка понятен: те обладают безупречной репутацией и большим портфолио аналогичных проектов, что само по себе рождает доверие. Крупнейшие аутсорсеры, в свою очередь, также готовы предложить более выгодные цены на свои услуги за счет эффекта масштаба и намного более качественный сервис, чем небольшие региональные компании. Это притяжение взаимно и имеет большой потенциал перерасти в основной драйвер роста для всей отрасли!

#аутсорсинг #аутсорс #бизнес #малыйбизнес #среднийбизнес #leaderTeam

Аутсорсинг и его роль в малом бизнесе

Страницы: 1 2 3 4

Узнай стоимость написания такой работы!

Содержание

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты аутсорсинга
1.1. Основные понятия и развитие аутсорсинга в России
1.2. Виды аутсорсинга
1.3. Преимущества и недостатки аутсорсинга
Глава 2. Анализ финансово-хозяйственной деятельности на предприятии ООО «Веста»
2.1. Краткая характеристика предприятия
2.2. Анализ финансовых показателей
2.3. Проблемы. Оценка возможности применения IT-аутсорсинга
Глава 3. Внедрение и результаты применения IT аутсорсинга
3.1. Цели, задачи внедрения аутсорсинга, организация взаимодействия ООО «Веста» с аутсорсером
3.2. Оценка затрат на аутсорсинг и эффективность IT-аутсорсинга в ООО «Веста»
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

Введение

Актуальность выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что в условиях современного рынка преимущество остается за компаниями, открытыми для инноваций, позволяющих им существенно повысить эффективность управления бизнесом. Одной из таких управленческих инноваций, обеспечивающей конкурентное преимущество, является аутсорсинг.

С переходом к информационной экономике значительно возросла популярность систем обработки информации и управления предприятиями. Повышение насыщенности предприятий аппаратными и программными средствами информационных технологий, требующими поддержки, заставило компании искать пути решения проблемы увеличивающихся издержек.

Аутсорсинговые компании обладают высокой скоростью информационного обмена и высокой подвижностью, что позволяет решать проблемы потребителей услуг в сжатые сроки. Аутсорсинг открывает быстрый доступ к новым технологиям и обеспечивает легкость внедрения инноваций. Повышается важность учёта специфики деятельности компаний, что влияет на выбор в пользу аутсорсинга в сфере ИТ-услуг.

Аутсорсинг ИТ-услуг сегодня является распространенным явлением за рубежом, в то время как на российском рынке компании-аутсорсеры представлены лишь в незначительном количестве.

В процессе аутсорсинга появляется много новых сторон взаимодействия между поставщиками и потребителями ИТ-услуг, что обуславливает необходимость развития аутсорсинга как способа повышения эффективности бизнес-процессов. В настоящее время процесс развития аутсорсинга ИТ-услуг в России идет ускоренными темпами и требует системного анализа для качественного и эффективного управления.

Изученность проблемы. Управление развитием аутсорсинга в частности и ИТ-услуг относится к числу проблем, недостаточно полно разработанных в отечественной литературе.

Вопросы развития аутсорсинга отражены в работах российских ученых: Аксенева Е, Аникина Б.А., Калинина Е, С.О. Календжяна.

Данной проблематике посвящены также исследования зарубежных ученых, таких, как: Бравар Ж., Морган Р., Готтшальк П., Солли-Сетер Х. Клементс С., Доннеллан М., Рид С., Хейвуд Дж. Брайани др.

Вместе с тем большинство работ по аутсорсингу, в частности и ИТ-услуг носит не научный, а информационно-публицистический характер. Накопленный в этих работах материал требует теоретического обобщения и систематизации. Для современных условий необходимы новые научные подходы к исследованию влияния аутсорсинга на рыночный механизм и структуру управления развитием ИТ-услуг.

Цель выпускной квалификационной работы состоит в изучении аутсорсинга и его роли в развитии предприятия.

Эта цель достигается решением следующих конкретных задач:

Рассмотреть основные понятия и развитие аутсорсинга в России;
Рассмотреть виды аутсорсинга;
Преимущества и недостатки аутсорсинга;
Дать краткую характеристику предприятия;
Провести анализ финансовых показателей;
Выявить проблемы. Оценить возможности применения IT аутсорсинга на предприятии
Внедрить и рассмотреть результаты перехода на модель IТ-аутсорсинг.

Объектом исследования является российское предприятие ООО «Веста».

Предметом исследования является аутсорсинг ИТ-услуг.

Теоретической и методологической основой исследования являются научные работы российских и зарубежных специалистов в области теории управления и менеджмента в сфере услуг; практический зарубежный и отечественный опыт в развитии и применении элементов стратегического управления в сфере ИТ-услуг; прикладные исследования особенностей процесса развития аутсорсинга ИТ-услуг; законы, постановления, концепции, программы и другие материалы, касающиеся темы исследования. При проведении исследования использовались документы предприятия. Методологическая база исследования включает следующие методы: системный анализ, субъектно-объектный анализ, экономический анализ.

Практическая значимость работы состоит в том, что полученные в ней результаты доведены до уровня конкретных практических рекомендаций по управлению развитием аутсорсинга ИТ-услуг в российских условиях. Её результаты могут быть использованы компаниями-аутсорсерами, действующими на рынке ИТ-услуг в России.

Структура и содержание работы определены целью и задачами исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты аутсорсинга

1.1. Основные понятия и развитие аутсорсинга в России

Аутсорсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета. Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией менеджмента, показала, что уже тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % — часть административных функций [7;стр.38].

Рассматривая аутсорсинг в России в рамках данной работы рассмотрим развитие отрасли IT- аутсорсинга, в качестве основной, так как в практической части будет внедрен проект в компании посредством IT-аутсорсинга.

По данным Forrester Research, мировой рынок ИКТ в 2015 г. начал быстрое восстановление после кризиса. Лидеры и локомотивы роста — 12 стран так называемого Tech Twelve, инвестирующие в технологии ИКТ не менее 3% своего ВВП.

Рис.1.1. Пятнадцать крупнейших ИТ-рынков в 2015 г. (млрд. долл. США) [22]

Как видно из рисунка 1.1. лидерами по инвестициям в ИКТ являются: США, Япония, Китай, Германия, Великобритания, Франция, Россия не входит в число 15 крупнейших ИТ рынков.

На рисунке 1.2. рассмотрены лидеры развивающихся ИТ-рынков в 2015 г.

Рис.1.2. пятнадцать лидеров развивающихся ИТ-рынков в 2015 г.

В лидерах Китай, Индия, Нидерланды, США, Франция.

Хотя в мире растет спрос на услуги аутсорсинга, Россия продолжает демонстрировать отставание в развитии этой перспективной индустрии. Исследование, недавно проведенное аналитической компанией in4media при поддержке ассоциации «АСТРА», показало, что сегодня у большинства топ-менеджеров крупных российских предприятий «аутсорсинг» ассоциируется исключительно с темой ИТ, часто фокусируясь на «офшорном программировании», и пока не рассматривается в качестве актуального бизнес-инструмента. Перед российским рынком аутсорсинга стоит множество актуальных задач, включая «евангелизацию» и формирование новой индустрии и профессии, подготовку профессиональных кадров аутсорсинга, разработку и локализацию индустриальных стандартов.

В текущем году российская ассоциация стратегического аутсорсинга «АСТРА» получила официальный статус IAOP Affiliate Association и стала членом крупнейшей глобальной аутсорсинговой группы IAOP (International Association of Outsourcing Professionals®). При поддержке компании Accenture в Москве открылось локальное подразделение IAOP — IAOP Russia Chapter. Представительство IAOP призвано стать площадкой для общения профессионалов аутсорсинга, не разделяя их на поставщиков и заказчиков, а также на сектора ITO и BPO, обмена лучшими международными практиками, продвижения российской индустрии аутсорсинга на мировой рынок.

Важнейшие текущие задачи IAOP Russia Chapter — адаптация и локализация в России признанных в мире индустриальных стандартов и организация подготовки и сертификации профессиональных кадров аутсорсинга в России. Одним из основополагающих документов аутсорсинга на сегодняшний день является свод лучших практик и стандартов аутсорсинга IAOP OPBoK — Outsourcing Professional Body of Knowledge®. Усилиями международного сообщества экспертов издание постоянно обновляется, в 2015 г. вышел уже девятый выпуск OPBoK, Rev. 9.

Аутсорсинг в управлении персоналом: особенности, преимущества и недостатки

Работа с человеческими ресурсами требует высокой квалификации. Однако решению стратегических задач часто мешает обязательная рутина, которая отнимает большую часть времени менеджера по управлению персоналом. Последнее время в этом на помощь современным кадровикам приходят аутсорсинговые компании.

В мире довольно давно стал популярным аутсорсинг вообще, и аутсорсинг в управлении персоналом в частности.

Российские компании приходят к пониманию необходимости передачи части своих функций в сфере управления человеческими ресурсами довольно сложно и относятся к этой идее с недоверием.

Аутсорсинг в сфере HR

Аутсорсинг в сфере HR — это передача на исполнение третьим лицам некоторых функций подразделений компании по управлению кадровым персоналом.

Функции HR-подразделений сводятся к следующим:

Подбор
Адаптация
Мотивация
Развитие/обучение
Оценка
Кадровое делопроизводство
Расчет заработной платы
Расчет пенсионных, налоговых и страховых отчислений

HR-аутсорсинг может включать в себя любые из этих функций как все вместе, так и по отдельности.

Для каких компаний подойдет кадровый аутсорсинг в управлении персоналом

Мнение о том, что аутсорсинг — только для крупных, или наоборот, только для мелких компаний — это ошибка. Кадровый аутсорсинг персонала удобен и выгоден всем, разница в объеме передаваемых функций, и целях аутсорсинга.

Мелкие компании, как правило, передают кадровое делопроизводство и расчеты (иногда вместе со всей бухгалтерией), часто подбор офисного персонала и обучающие мероприятия (разовые, как правило). Здесь основная идея аутсорсинга — персонала невозможность содержать в штате необходимых узких специалистов.

В крупных компаниях департаменты HR включают в себя отдел подбора персонала, отдел кадров (делопроизводство), отдел обучения и развития. Расчет заработной платы и отчислений обычно входит в функционал бухгалтерии (где также это выводится в отдельный сектор).

Аутсорсинг в управлении персоналом: выбор аутсорсера, нюансы, недостатки

Первыми на аутсорсинг в России стали передавать сервисные функции: рекрутинг (специализированным кадровым агентствам), оценку и обучение. Сейчас довольно популярным становится передача на аутсорсинг кадрового документооборота и расчетов. Сложная и очень трудоемкая работа.

Оценочные и мотивационные проекты, а также обучение персонала — это та аутсорсинговая деятельность, которую обычно предлагают компании, специализируемые на развитии персонала (консалтингово-тренинговые). Это другие специалисты, это другой подход к работе, нежели при аутсорсинге кадрового делопроизводства и расчетов. Это просто другой род деятельности, другой бизнес.

Выбирая аутсорсера, клиент должен в первую очередь понять, чего он хочет добиться передачей функций на аутсорсинг. Это основополагающий вопрос, ответ на который даст понимание, какие конкретно функции стоит передавать, и соответственно, не ошибиться с выбором аутсорсера.

Если основной целью является экономия времени и избавление от рутины, но при этом стратегические моменты в управлении персоналом (мотивацию, например), необходимо оставить внутри компании, тогда походящий вариант — это аутсорсинг кадрового документооборота и расчетов.

Если требуется грамотная независимая оценка, система мотивации, адаптированная под конкретную организацию, тогда необходимо привлекать консалтинговую компанию.

Если цель — стабильное обучение персонала — это программа по развитию персонала, включающая в себя тренинги, семинары и командообразующие мероприятия.

Административная рутина тормозит процесс трансформации службы управления персоналом. Трудоемкая работа занимает основную часть рабочего времени, и на решение главных задач остается все меньше времени. Именно на высвобождение ресурсов для достижения стратегических цепей бизнеса и направлен аутсорсинг.

Передавая «поддерживающие функции» на аутсорсинг специалисты служб управления персоналом занимаются вопросами стратегии и развития компании. Как показывает практика, инновационные и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании. Также передавая определенные функции аутсорсеру, компания оптимизирует затраты на их реализацию. Кроме того, профессиональные аутсорсеры обеспечивают качество и надежность выполнения задач. Важнейшее условие успешного HR-аутсорсинга – компетентность компании аутсорсера. Профессиональный HR-аутсорсер применяет к задачам клиента бизнес-ориентированный подход, он состоит в том, что бизнес клиента в части управления персоналом рассматривается как комплекс взаимосвязанных процессов и предлагаются такие решения, которые способствуют достижению стратегических целей.

Возьмем, например, процесс разработки системы компенсации и льгот. В принципе, эта задача «одноразовая». Систему надо единожды разработать, а впоследствии только поддерживать и развивать, со временем вносить некоторые коррективы. Если рассматривать эту задачу как проект, а значит, выделить на ее реализацию человеческие и финансовые ресурсы, определить бюджет, установить сроки выполнения, плюс требование качества выполнения, необходимость минимизации рисков, то реализация такого проекта «собственными силами» окажется во много раз более дорогостоящей, чем передача его для выполнения профессиональному консультанту по управлению персоналом.

Или, например, подбор персонала. В этом процессе две составляющие: регулярный процесс — рекрутмент и проектный — эксклюзивный подбор ключевых кадров. Первый процесс — постоянный и трудозатратный, как правило, ведется силами HR-служб компаний. Второй — осуществляется в основном хедхантерами и также стоит значительных средств. Оба эти процесса можно отдать на аутсорсинг специализированной компании, которая за абонентскую плату, обговорив число необходимых для заполнения вакансий, будет осуществлять профессиональный рекрутмент, а также подбирать для компании топ-персонал.

Аутсорсинг или передача на обслуживание неключевых функций сторонней компании — уже не новое явление на российском рынке и современные руководители давно знают, какую выгоду можно получить, отдав второстепенные для компании функции профессиональному поставщику услуг. Например, традиционно отдают на аутсорсинг кадровым агентствам подбор и оценку персонала.

Расчет заработной платы также не является ни ключевым, ни стратегически важным, вне зависимости от размера компании. Однако HR-менеджеры, сотрудники отдела кадров и бухгалтеры могут тратить до 60% своего рабочего времени на эту рутинную работу. В случае аутсорсинга, выполнения этой работы специалистами компании-поставщика услуг, персонал отдела кадров сможет концентрировать свою деятельность на своих ключевых задачах, работе с персоналом.

Ведь помимо выполнения ежедневной работы, отделы кадров играют важную роль в процессе формирования конкурентных преимуществ в любом бизнесе. Известно, что инновационные и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании.

Почему компании отдают на аутсорсинг HR-администрирование? Вот основные причины:

компания – новичок на национальном рынке, не знает особенностей законодательства страны и основных принципов построения местного кадрового учета;
компания не хочет содержать целый отдел исполнителей, покупать и обновлять необходимое программное обеспечение и лицензии на него, т.е. в целях экономии;
компания стремится сфокусировать свою деятельность на приоритетных задачах своего бизнеса и, таким образом, направить все имеющиеся трудовые и финансовые ресурсы на выполнение своих главных задач;
темпы роста инфраструктуры компании (обслуживающих подразделений) не успевают за темпами роста основного бизнеса;
компания имеет распределенную структуру (офисы в других городах, регионах и т.п.) и консолидированные данные должны поступать в центральный офис.

Компаниям не обойтись без услуг аутсорсинга в управлении персоналом, в следующих случаях, когда:

необходимо избавить своих кадровых специалистов от рутинной работы для решения более важных задач;
необходимо сократить расходы на административный персонал;
необходимо быстро запустить новый проект, требующий высококлассных специалистов;
отсутствуют квалифицированные специалисты в области кадрового делопроизводства, расчета заработной платы и т.д.

Быстрому распространению услуг в сфере HR-аутсорсинга способствуют выгоды, которые получает компания в случае применения этой бизнес-модели. В частности, это:

Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе.
Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью.
Возможность снизить затраты на собственный персонал, получив при этом оперативность и высокое качество услуг.
Внешний провайдер принимает на себя большую часть рисков, связанных с делегируемой функцией.
Аутсорсинг каких-либо функций стимулирует процесс структуризации и упорядочивания фирм с неразвитой организационной структурой.

Однако кадровый аутсорсинг HR-функций таит в себе и ряд опасностей. Например, в случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства, компания столкнётся с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придётся начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге персонала. Последнее очень непросто, так как отсутствуют необходимые знания и опыт, ведь в течение длительного времени организация пользовалась услугами привлечённых специалистов вместо обучения своих. Кроме вышеперечисленного, возможна частичная потеря контроля над делегированными бизнес-процессами, снижение качества при недобросовестности аутсорсера и утечка коммерческой информации.

Всё это говорит о том, что к выбору аутсорсера стоит подойти очень серьёзно. В кадровом аутсорсинге персонала важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Немаловажным показателем при выборе партнёра будет являться ее возраст и репутация. Помимо этого, следует обратить внимание на страховку профессиональной ответственности, которую имеет любая серьезная аутсорсинговая компания. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у провайдера и достаточна ли страховая сумма.

Некоторые фирмы могут сотрудничать только с малыми или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы. Не менее важен и общий потенциал провайдера: финансовая устойчивость, наличие инфраструктуры (в том числе разветвленной международной и/или региональной сети), ресурсов, объем и ассортимент услуг.

Процесс поиска и выбора компанией внешнего провайдера можно разделить на этапы:

Обоснование потребности компании в использовании аутсорсинга конкретной функции (определение причин). Принятие решения о необходимости его использования.
Сравнительный анализ преимуществ и недостатков использования собственных ресурсов компании и привлечения внешнего провайдера.
Составление технического задания, определение необходимых условий (круг сотрудников, временные рамки, порядок и форма выплат, требуемые виды отчетности).
Анализ рынка предложений по оказанию услуг кадрового аутсорсинга персонала.
Составление списка компаний-провайдеров для участия в тендере.
Проведение тендера.
Окончательный выбор провайдера на основании результатов тендера.
Согласование условий, заключение договора.
Отладка процедуры по предоставлению услуг аутсорсинга.